伊藤さん、プロジェクト進捗報告のメールは、準備はできていますか？
はい、高橋先輩。でも、社内向けのメールって、どう書けばいいのか少し悩んでいます。
そうですね。社内メールには確かに独特のマナーがあります。
例えば、書き出しや言葉遣いが社外向けとは少し異なります。今日は、プロジェクト進捗報告のメールを例に、社内メールのマナーについて説明しましょう。
お願いします！
まず、社内メールでは、「お世話になっております」といった堅い挨拶は不要で、
「〇〇さん、お疲れ様です。△△です。」といった少しカジュアルな書き出しから始めます。
ただし、部署や立場によっては、より丁寧な表現を使う場合もありますので、状況に応じて調整しましょう！
わかりました！
次に、本文の構成ですが、プロジェクト進捗報告を例に説明すると、以下のようになります。
・宛先への挨拶
・報告の目的
・全体の進捗状況
・各タスクの詳細
・課題と対策
・今後のスケジュール
・締めの言葉
実際のメール文で確認してみましょう！
報告メールの例
件名：【進捗報告】A社向けシステム開発プロジェクト（4/15時点）
宛先：プロジェクトメンバー一同
CC：佐藤部長
本文：
各位
お疲れ様です。システム開発部の伊藤です。
A社向けシステム開発プロジェクトの進捗状況をご報告いたします。
全体の進捗状況は予定通り進行中です。現在の進捗率は約60%です。
#各タスクの状況
・要件定義：完了
・基本設計：完了
・詳細設計：進行中（進捗率80%）
・コーディング：進行中（進捗率40%）
#課題
・テスト環境の構築が遅れており、スケジュールに影響が出る可能性があります。
・対応策：週末に集中作業を行い、遅れを取り戻す予定です。
#今後の予定
・4/20 詳細設計完了
・4/30 コーディング完了
・5/10 テスト開始
ご不明な点やご意見がございましたら、お知らせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
システム開発部 伊藤
このように、必要な情報を簡潔かつ具体的に報告することが大切です。
わかりました。高橋部長がCCに入っているのはなぜですか？
良い質問ですね。CCは情報共有が必要な上司や関係者に使います。ただし、基礎編でお話しした通り、必要以上に多くの人をCCに入れないよう注意が必要です。
なるほど。他に気をつけることはありますか？
はい。数字は具体的に示すこと、課題がある場合は必ず対策も書くこと、そして定期的に報告することが大切です。
わかりました！ありがとうございます、高橋先輩！
重要ポイント
- 件名は具体的に、内容が一目で分かるようにする
- 本文は構造化し、進捗状況、課題、対策を簡潔に報告する
- CCは必要な関係者のみに限定する
- 数字や日程を具体的に示し、定期的に報告する
- 署名は会社のガイドラインに従い、適切に付ける
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