新入社員必見のビジネスメール作成研修(#4話:社外日程調整メール|基本的な候補日の提示方法編)

ITリテラシー
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高橋先輩、取引先との打ち合わせの日程調整をメールで行うことになったんです。どのように書けばいいか教えてください!

はい!伊藤さん。日程調整のメールは頻繁に使うので、しっかり押さえておく必要がありますね。まずは、メールの基本的な構成から考えてみましょう。

どんな要素が必要だと思いますか?

えーと、挨拶と…打ち合わせの目的、それから候補日でしょうか?

いいですね!その3つは重要な要素です。特に候補日の提示は日程調整の核心部分ですね。

では、候補日はいくつくらい提示すればいいと思いますか?

そうですね…2つくらいでしょうか?

実は、3つ前後提示するのが一般的なんです。相手に選択肢を与えつつ、調整の幅を持たせるためです。

なるほど!3つくらいが適切なんですね。

具体的にはどんな風に書けばいいですか?

それでは、例文を見ていきましょう。

日程調整のメール文例

宛先: [email protected]
Cc: [email protected]
件名: 【日程調整依頼】新規プロジェクトに関する打ち合わせのお願い

〇〇株式会社 営業部
田中様

いつもお世話になっております。
××株式会社営業部の伊藤でございます。

先日お話しした新規プロジェクトに関する打ち合わせの
日程調整をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

下記の日程で候補を挙げさせていただきます。
ご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。

第1候補:5月15日(月)14:00~15:00
第2候補:5月17日(水)10:00~11:00
第3候補:5月19日(金)16:00~17:00

なお、今回はWeb会議での実施を予定しております。
会議URLにつきましては、日程確定後に別途ご連絡させていただきます。

ご多忙中誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

どうぞよろしくお願いいたします。


××株式会社 営業部
伊藤マリ
電話:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯(内線1234)
Email:◇◇◇◇.ito@××××.co.jp

なるほど。3つの候補日を示すことで、相手も選びやすそうですね。

あ、それと、Web会議についても触れていますね。

よく気づきましたね!Web会議の可能性にも言及することで、相手も都合を合わせやすくなります。

ところで、Web会議を行う場合、URLの送信方法にも注意が必要です。どんなことに気をつければいいと思いますか?

えーと…URLを正確に書くことと、あとは…会議の日時をもう一度確認することでしょうか?

その通りです!

希望の日時の確認が取れたら、Web会議のURLを記載した新規のメールを送ります。

実際にWeb会議URL通知のメール例を見てみましょう。

Web会議用のURLをお知らせするメール文

件名:【Web会議URL通知】5/15(月) 新規プロジェクト打ち合わせについて

〇〇株式会社 営業部
田中様

お世話になっております。
××株式会社営業部の伊藤でございます。

日程調整につきまして、ご連絡ありがとうございます。
新規プロジェクトに関する打ち合わせのWeb会議URLをお知らせいたします。

【日時】
5月15日(月)14:00〜15:00

【Web会議URL】
https://zoom.us/xxxxxxxxxx
ミーティングID: 123 456 7890
パスコード: menter◇◇◇◇

お手数ですが、開始時刻の5分前までにご参加いただけますと幸いです。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

××株式会社 営業部
伊藤マリ
電話:03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email:◇◇◇◇.ito@××××.co.jp

なるほど。会議の日時の再確認ができて、情報が整理されていますね!

そうですね。相手に必要な情報をしっかり伝えること大切です。

わかりました!日程調整のメールと、Web会議URL通知のメール、両方の書き方がよくわかりました。ありがとうございます、高橋先輩!

重要なポイント

  • 候補日は3つ前後提示し、具体的な日時(日付、曜日、時間)を明記する
  • Web会議のURL通知のメールを送るときは、決定した日時、URLを分かりやすく記載する

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