高橋先輩、取引先との打ち合わせの日程調整をメールで行うことになったんです。どのように書けばいいか教えてください！
はい！伊藤さん。日程調整のメールは頻繁に使うので、しっかり押さえておく必要がありますね。まずは、メールの基本的な構成から考えてみましょう。
どんな要素が必要だと思いますか？
えーと、挨拶と…打ち合わせの目的、それから候補日でしょうか？
いいですね！その3つは重要な要素です。特に候補日の提示は日程調整の核心部分ですね。
では、候補日はいくつくらい提示すればいいと思いますか？
そうですね…2つくらいでしょうか？
実は、3つ前後提示するのが一般的なんです。相手に選択肢を与えつつ、調整の幅を持たせるためです。
なるほど！3つくらいが適切なんですね。
具体的にはどんな風に書けばいいですか？
それでは、例文を見ていきましょう。
日程調整のメール文例
宛先: [email protected]
Cc: [email protected]
件名: 【日程調整依頼】新規プロジェクトに関する打ち合わせのお願い
〇〇株式会社 営業部
田中様
いつもお世話になっております。
××株式会社営業部の伊藤でございます。
先日お話しした新規プロジェクトに関する打ち合わせの
日程調整をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
下記の日程で候補を挙げさせていただきます。
ご都合の良い日をお知らせいただけますと幸いです。
第1候補：5月15日（月）14:00～15:00
第2候補：5月17日（水）10:00～11:00
第3候補：5月19日（金）16:00～17:00
なお、今回はWeb会議での実施を予定しております。
会議URLにつきましては、日程確定後に別途ご連絡させていただきます。
ご多忙中誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
××株式会社 営業部
伊藤マリ
電話：03-◯◯◯◯-◯◯◯◯（内線1234）
Email：◇◇◇◇.ito@××××.co.jp
なるほど。3つの候補日を示すことで、相手も選びやすそうですね。
あ、それと、Web会議についても触れていますね。
よく気づきましたね！Web会議の可能性にも言及することで、相手も都合を合わせやすくなります。
ところで、Web会議を行う場合、URLの送信方法にも注意が必要です。どんなことに気をつければいいと思いますか？
えーと…URLを正確に書くことと、あとは…会議の日時をもう一度確認することでしょうか？
その通りです！
希望の日時の確認が取れたら、Web会議のURLを記載した新規のメールを送ります。
実際にWeb会議URL通知のメール例を見てみましょう。
Web会議用のURLをお知らせするメール文
件名:【Web会議URL通知】5/15(月) 新規プロジェクト打ち合わせについて
〇〇株式会社 営業部
田中様
お世話になっております。
××株式会社営業部の伊藤でございます。
日程調整につきまして、ご連絡ありがとうございます。
新規プロジェクトに関する打ち合わせのWeb会議URLをお知らせいたします。
【日時】
5月15日（月）14:00〜15:00
【Web会議URL】
https://zoom.us/xxxxxxxxxx
ミーティングID: 123 456 7890
パスコード: menter◇◇◇◇
お手数ですが、開始時刻の5分前までにご参加いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
××株式会社 営業部
伊藤マリ
電話：03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email：◇◇◇◇.ito@××××.co.jp
なるほど。会議の日時の再確認ができて、情報が整理されていますね！
そうですね。相手に必要な情報をしっかり伝えること大切です。
わかりました！日程調整のメールと、Web会議URL通知のメール、両方の書き方がよくわかりました。ありがとうございます、高橋先輩！
重要なポイント
- 候補日は3つ前後提示し、具体的な日時（日付、曜日、時間）を明記する
- Web会議のURL通知のメールを送るときは、決定した日時、URLを分かりやすく記載する
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