新入社員必見の実践型ビジネス文書作成講座｜#2 用途別レター（社外/FAX送付状の書き方 編）

この記事では、ビジネスでよく使用するFAX送付状の書き方について、良い例と悪い例を比較しながら解説していきます。

FAX送付状の基本構成

FAX送付状には、以下の5つの基本要素があります。

1. 宛名
2. 件名
3. 本文
4. 送信枚数
5. 差出人情報

これらを正確に記載することで、受信者にとって分かりやすく、必要な情報がすぐに得られる文書となります。

間違った例文

この例には多くの改善点があります。ビジネスコミュニケーションにおいて重要な要素が欠けているため、受信者に不快感を与えたり、情報不足による混乱を招く可能性があります。具体的には、以下の点が問題として挙げられます：

1. 送信日時:
   • 送信日時が記載されていません。
2. 宛名:
   • 宛名に部署名が抜けています。
3. 件名:
   • 件名が具体性に欠けています。
4. 本文:
   • 本文が簡素すぎて失礼な印象を与えます。
   • 送信する文書の詳細な説明がありません。
5. 差出人情報:
   • 差出人の連絡先情報が不足しています。

これらの問題点を改善することで、より効果的で礼儀正しいFAX送付状を作成することができます。ビジネス文書においては、相手への配慮と必要十分な情報提供が重要であることを忘れないようにしましょう。次に、改善後のFAX送付状を確認していきましょう。

良い例文

この良い例は、ビジネス文書としての基本的な要素をしっかりと抑えています。

どこが良いのか：

1. 送信日時:
   • 送信日時が明記されている。
   • 受信者がいつ送信されたのかを確認できるため、タイムリーな対応が可能です。
2. 宛名:
   • 宛名に部署名とFAX番号が含まれている。
   • 受信者が誰に対して送られたのかが明確で、送信先の確認が容易です。
3. 件名:
   • 具体的な件名が記載されている。
   • 送付する資料の内容が一目で分かり、受信者の注意を引きやすくなっています。
4. 挨拶文:
   • 丁寧な挨拶文が含まれている。
   • ビジネスの礼儀を守り、相手に対する配慮が感じられます。
5. 送付内容:
   • 送付内容の詳細が記載されている。
   • 送付する資料の内訳が明記されており、受信者が内容を把握しやすくなっています。
6. 差出人情報:
   • 差出人の連絡先情報が充実している。
   • 電話番号、FAX番号、メールアドレスが記載されており、受信者が容易に連絡を取れるようになっています。

POINT

実践的なアドバイス

1. 送付状の簡潔さ:
   • 送付状は簡潔に。
   • 必要な情報を漏らさず、かつ簡潔に記載することを心がけましょう。
2. 文字の大きさ:
   • 文字の大きさに注意。
   • FAXは送信時に画質が劣化することがあるため、読みやすい文字の大きさを選びましょう。
3. 重要情報の強調:
   • 重要な情報は強調。
   • 送信枚数や緊急度などの重要な情報は、太字や下線を使って強調しましょう。
4. テンプレートの活用:
   • テンプレートの活用。
   • 頻繁にFAXを送信する場合は、自社用のテンプレートを作成しておくと効率的です。
5. 送信前の確認:
   • 送信前の確認。
   • 送信前に必ず内容を再確認し、誤字脱字や情報の漏れがないかチェックしましょう。

これらのポイントを押さえることで、より効果的でプロフェッショナルなFAX送付状を作成することができます。ビジネスコミュニケーションの質を高めるために、ぜひ実践してみてください。