新入社員必見の実践型ビジネス文書作成講座｜#3 用途別レター（社内/報告書の書き方 編）

この記事では、社内で使用する報告書の書き方について解説します。

ここでは「プロジェクト進捗報告」を例に挙げて、効果的な報告書を作成するためのポイントを学びましょう。報告書は、業務の進捗や結果を伝える重要な文書ですので、明確で簡潔な内容が求められます。

報告書の基本構成

報告書には、以下の基本要素があります：

1. タイトル
2. 作成日
3. 作成者
4. 報告対象者
5. 本文（目的、経過、結果、考察）
6. 結論・次のステップ

これらの要素を正確に記載することで、報告対象者（上司や先輩など）にとって分かりやすく、必要な情報がすぐに得られる文書となります。

良くない例文

どこが良くないのか：

この報告書は一見すると必要な情報を含んでいるように見えますが、具体性に欠けており、報告対象者にとっては不十分です。具体的には、以下の点が問題として挙げられます：

1. 目的が曖昧：
   報告の目的が具体的に示されていないため、何を伝えたいのかが不明瞭です。
2. 経過が不明確：
   「進行中」とだけ記載されており、具体的な進捗状況や完了したタスクが明示されていません。
3. 結果が曖昧：
   「いくつかのタスクが完了しました」とあるが、どのタスクが完了したのか具体的に記載されていません。
4. 考察が不足：
   「特に問題はありません」とだけ記載されており、プロジェクトの進捗に対する具体的な分析や評価がありません。
5. 結論と次のステップが不明確：
   「引き続き作業を進めます」とあるが、具体的な次のステップや期限が示されていません。

良い例

以下に示すのは、効果的な報告書の良い例です。この例では、報告書の基本要素がしっかりと盛り込まれており、具体的な情報が明確に伝わるように工夫されています。

どこが良いのか：

以下の点を確認してみましょう：

1. 作成日が明記されている：
   報告書の作成日が記載されているため、報告書の情報がいつ時点のものかが明確になり、適切な判断や対応が可能になります。
2. 報告対象者が明確：
   誰に対して報告しているのかが明確で、報告対象者が把握しやすくなっています。
3. 具体的な本文：
   目的、経過、結果、考察が明確に記載されており、プロジェクトの現状と課題が明確になり、適切な意思決定が可能になります。
4. 結論と次のステップが示されている：
   現状のまとめと今後の行動計画が明確に示されており、報告対象者が次に何をすべきか（計画の承認、ミーティングへの出席、フィードバックの提供）を理解できます。

報告書は、業務の進捗や結果を伝えるための重要な文書です。基本要素をしっかりと盛り込み、具体的で分かりやすい内容を心がけることで、効果的なコミュニケーションを実現できます。報告対象者の立場に立って、必要な情報を的確に伝えることを忘れずに実践してみてください。

POINT

報告書作成の実践的なアドバイスとして

1. 簡潔さを心がける：
   • 重要な情報を簡潔に伝えるよう心がけ、必要に応じて詳細資料を別添とします。
2. 問題点と解決策を明確にする：
   • 課題がある場合は、その原因と対策案を具体的に提示します。
3. 期限を明確にする：
   • 次のステップや今後の予定には具体的な期限を設定し、行動計画を明確にします。
4. フォーマットを統一する：
   • 定期的な報告書の場合、フォーマットを統一することで、比較や分析が容易になります。

効果的な報告書は、業務の効率化に欠かせません。明確で具体的な報告書を作成して、チームの連携を強化しましょう。