新入社員必見のビジネスメール作成研修（#2話：メール作成の基礎 メールを返信する時 編）

はい、伊藤さん。メールの返信については、いくつか注意する箇所があります！

まずは、具体的な例を見ながら説明しましょう。

こちらのメールを見てください。

このメールに返信する場合に、まず気をつけたいのが件名は変えないことです。

いくつか理由があります。

・一貫性の維持：関連するメールを追跡しやすくなるから

・検索性の向上：同じ件名なら、関連メールをまとめて見つけやすくなるから

・コンテキストの保持：新しく会話に加わった人も経緯が理解しやすくなるから

・自動振り分けルールの効果的な運用：多くの人が件名でメールを管理しているから

というポイントがあります！

いい質問ですね。CCの扱いについては、状況に応じて判断する必要があります。

基本的には「全員に返信」するのが良いでしょう。ただし、常にそうすべきというわけではありません。

全員に関係する内容の場合は、CCされている人全員に返信します。例えば、この場合だと資料作成の進捗報告などは全員に共有した方がいいでしょう。
一方で、田中さんだけに確認したいことがある場合は、田中さんのみに返信することもあります。その場合は

「田中様、CCの皆様への共有は控えさせていただきました」

といった一文を入れるのがマナーです。

そうです。ただし、迷った場合は上司や先輩に相談するのも良いでしょう。会社や部署によってやり方が異なることもありますからね。

その場合は、このような感じで返信するといいでしょう。

このように、元のメールの内容を引用しながら、必要な確認事項を明確に伝えるのがポイントです。

そうですね、絶対ダメですね。
これだと、

・何を了解したのか不明確

・いつまでに何をするのか不明確

・丁寧さに欠ける
具体的に何をいつまでにするのか、明確に伝えることが大切です。

他に気になることはありますか？

いい質問ですね！

基本的には速やかに返信することが望ましいですが、すぐに対応できない場合もありますよね。そういう時は、まず受信の旨と返信が遅れる理由を簡潔に伝えることが大切です。

例えば、

「メール拝受いたしました。明日午後までにご返答いたします。」

というように伝えるといいでしょう。

重要なのは、約束した時間までに必ず返信することです。約束を守ることで、信頼関係を築くことができますからね！