メールの件名は変えないで返信してほしい理由

メールソフトの仕様、あるいはその人の作業癖によって以下ケースに出会うことがあります。

・メールの件名が都度変化する
・毎回返信を意味する「Re:」が追加され続ける

しかしこのメールの返信では、以下のようなデメリットが存在するため、望ましくありません。

1. 一貫性の維持（検索の容易さ）

メールの件名を変更せずに返信することで、一連のやり取りの一貫性が保たれます。これにより、関係者全員が同じトピックについての議論を追跡しやすくなります。長期にわたるプロジェクトや複雑な議論の場合、この一貫性は特に重要です。

最近はスレッド型のメールソフトが増えているなか、過去のメールを探すときに受信一覧からではなく、検索機能からスレッドをたどって検索する使われかたが想定されます。

ゆえに、件名が変わると目的のメールを見つけにくいため、件名は変えない方が良い、となります。

元の件名を保持することで、会話のコンテキストが明確に保たれます。新しい参加者が途中から議論に加わる場合でも、元の話題や目的を即座に理解することができます。

同じ件名を使用し続けることで、関連するすべての情報が一つのスレッドにまとまります。これにより、情報の散逸を防ぎ、効率的な情報管理が可能になります。

多くの場合、メールの優先順位は件名に基づいて判断されます。件名を変更しないことで、元のメールの重要性や緊急性が維持され、適切な対応が継続されます。

多くのユーザーは、特定の件名や送信者に基づいてメールを自動的に振り分けるルールを設定しています。件名を変更しないことで、これらのルールが正しく機能し続け、効率的なメール管理が可能になります。

「了解しました」や「XXX株式会社の山田です」という件名では、そのメールがなんのトピックか把握することができません。

一方で、「◯◯月XX日会議の件」や「来期のデザインラフ案提出」と設定することで、メール一覧画面からそれが何に関するメールであるかを把握することができます。

件名には要件の概要をつけましょう。

ただし、話題が大きく変わった場合や、新しい重要な情報が加わった場合には、適切に件名を更新することも検討すべきです。また、長期間にわたるやり取りの場合、日付や版数を追加するなどして、時系列の把握を容易にすることも有効です。（スレッド型の場合、描画に時間がかかる、重くなるケースもしばしば）