伊藤さん、先日の電話対応はうまくいきましたか？
はい、高橋先輩。ありがとうございました！
でも、担当者の方が不在だった場合は、どう対応すれば良いでしょうか？
なるほど、担当者不在の場合も多いですからね。その時の対応のポイントは
・最初に要件を簡潔に伝える
・担当者の帰社予定を確認する
・状況に応じて、メッセージを残すか再度電話するかを決める
・メッセージを残す場合は、必要な情報を漏れなく伝える
です。詳しく見ていきましょう！
お願いします！
まず、担当者が不在と分かったら、
「〇〇様のご帰社予定はおわかりでしょうか？」と尋ねます。
なるほど、帰社予定を確認するんですね。
そうですね。担当者の帰社予定を聞いたら、次にどうするべきか考えましょう。
例えば、帰社予定が17時で、あなたにその時間の予定がなければ、
「承知いたしました。それでは17時15分頃に改めてお電話させていただいてもよろしいでしょうか？」と確認します。
なるほど。でも、その時間に自分に予定がある場合はどうすればいいですか？
その場合は、「恐れ入りますが、田中様に伝言をお願いできますでしょうか？」と依頼し、メッセージを残します。
例えば、
「△△株式会社の伊藤と申します。新製品ABC-123についてご相談させていただきたく、お電話いたしました。16時から18時まで会議がありますので、可能でしたら18時以降に03-XXXX-XXXXまでご連絡いただけますと幸いです。」
というように、自分の名前、会社名、用件、連絡可能な時間帯、連絡先をはっきりと伝えることが重要です！
わかりました。状況に応じて、再度電話するか、メッセージを残すかを選ぶんですね。
その通りです。相手の都合と自分の予定を考慮して、最適な方法を選びましょう。
わかりました！
では、具体的な会話例を見ていきましょう！
実際の会話例
取引先：はい、○○商事でございます。
伊藤：お世話になっております。△△株式会社の伊藤と申します。新製品ABC-123の導入について相談させていただきたく、お電話いたしました。営業部の田中様はご在籍でしょうか。
取引先：申し訳ございません。田中は只今外出しております。
伊藤：ありがとうございます。恐れ入りますが、田中様の帰社予定時間はお分かりでしょうか。
取引先：はい、本日の15時頃には戻る予定です。
伊藤：承知いたしました。それでは、お手数ですが、田中様にメッセージをお伝えいただけますでしょうか。
取引先：はい、承知いたしました。
伊藤：申し上げます。「△△株式会社の伊藤より、新製品ABC-123の導入についてご相談させていただきたくお電話いたしました。15時以降に折り返し連絡いただければ幸いです。こちらの電話番号は03-XXXX-XXXXです。」…以上をお伝えいただけますと幸いです。
取引先：かしこまりました。△△株式会社の伊藤様から、新製品ABC-123の導入についてのご相談で、03-XXXX-XXXXに15時以降にご連絡してほしいとお伝えいたします。
伊藤：はい、ありがとうございます。それでは失礼いたします。
いかがでしたか？要件を簡潔に伝えることで、相手も対応しやすくなります。また、自分の予定も伝えることで、スムーズなコミュニケーションが期待できますね。
わかりました。ありがとうございます、高橋先輩！
重要なポイント
- 電話の冒頭で要件を簡潔に伝え、相手が対応しやすいようにする
- 担当者の帰社予定を必ず確認する
- 自分の予定も伝え、スムーズなコミュニケーションを図る
- メッセージを残す際は、名前、会社名、用件、連絡先、希望する連絡時間など、必要な情報を漏れなく伝える
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