高橋先輩、今から初めてお客様に電話をかけるんですけど、すごく緊張してて…。失礼のないようにできるか自信がありません。何かアドバイスはありますか？
確かに初めての電話は緊張しますね。でも大丈夫、ポイントを抑えれば、誰でもできるようになりますよ。
ありがとうございます！ぜひポイントを教えてください！
まずは、実際の電話を掛ける時の流れを確認してみましょうか？
はい、お願いします！
伊藤さんは、外線をかけるときの電話機の操作は理解していますか？
はい、
・受話器をとって
・外線（発信）ボタンを押して
・相手の電話番号を押す
ですよね？
そうです！
さすがですね！
相手に電話を掛けたら、まず自分が何者なのか名乗りましょう。例えば、
「○○株式会社営業部の高橋と申します」といった具合です。
なるほど！
そして、相手の都合を確認することも重要です。
「お時間よろしいでしょうか？」
といったクッション言葉を使うと丁寧ですよ。
クッション言葉ですか？どんな言葉があるんでしょうか？
はい。例えば、
・「恐れ入りますが」
・「申し訳ございませんが」
といった言葉です。
これらを使うと、より丁寧な印象を与えられます。
なるほど！使ってみます。
それと、電話をかける前に、話す内容をメモしておくことが大切です。
・自己紹介
・用件
・質問事項
などを箇条書きにしておくと、話し忘れがなくなりますよ。
確かにそうすれば話すことが整理されて、焦ることもなくなりますね！
それから、声のトーンや話すスピードにも気をつけましょう。明るく、はっきりとした声で、相手に聞き取りやすいように話すことが大切です。
わかりました！準備をしっかりすれば大丈夫そうですね。
ところで、もし相手が不在で留守電だったらどうすればいいですか？
良い質問ですね。留守電の場合は、まず自分の名前と会社名を名乗り、簡潔に用件を伝えます。そして、折り返しの連絡先も忘れずに残しましょう。
なるほど…。具体的にどんな感じで話せばいいですか？
例えばこんな感じです。
「お世話になっております。○○株式会社の伊藤と申します。△△の件でご連絡いたしました。お手すきの際に、03-XXXX-XXXXまでご連絡いただけますと幸いです。失礼いたします。」
簡潔にまとめるんですね！わかりました！
あとは練習あるのみです。自信を持って、落ち着いて話すことを心がけてくださいね！
はい、がんばります！ありがとうございます、高橋先輩。
電話応対の良い例
◯名乗りを明確にする：
自分の名前と会社名をはっきりと、聞き取りやすいトーンで伝えることで、相手に安心感を与え、会話のスタートをスムーズにする。
◯内容を整理してから話す：
電話をかける前に話す内容を頭の中で整理し、要点を明確にしておくことで、緊張しても焦らずに話ができる。
◯留守番電話に簡潔なメッセージを残す：
相手が不在の場合には、簡潔に名乗りと要件、そして連絡先を伝える。これにより、相手がすぐに対応できる。
◯メッセージを短く要点を伝える：
留守番電話にメッセージを残す際は、必要な情報を簡潔に伝え、相手が聞き取りやすく理解しやすいようにする
電話応対の良くない例
◯名乗りが不明瞭：
自分の名前や会社名を早口で言ったり、声が小さくて相手に聞き取れないと、相手に不安を与え、スムーズなコミュニケーションが妨げられる。
◯内容を整理せずに話す：
電話をかける前に話す内容を整理しないまま電話をかけると、頭が真っ白になったり、要点が曖昧になってしまう。
◯留守番電話にメッセージを残さない：
相手が不在の場合や留守番電話に切り替わった場合に、メッセージを残さずに切ってしまうと、相手との連絡が取りづらくなる。
◯メッセージが冗長すぎる：
留守番電話にメッセージを残す際に、細かすぎる情報や長すぎるメッセージを残すと、相手にとって負担になる。
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