「皆様、本日の会議はこれで終了とさせていただきます。ありがとうございました。」
（あ～無事に終わった～よかった～！）
伊藤さんお疲れ様でした！
会議後にも大切な仕事がありますよ。まずは議事録の作成からですね。
議事録ですか？さっき会議中にとったメモをみんなに送ればいいんじゃないですか？
議事録は、会議に出席した人もそうでない人も、スムーズに理解できるような構成にする必要があるんですよ。
確かに、このメモだけでは伝わりにくいかも。。
どのように書けばいいんですか？
基本的には、まず会議の日時、場所、出席者を書きます。
そしてアジェンダに関して、
・話し合ったトピック（議題）
・決定事項
・アクション
を明記します。
うまく書けるでしょうか。。コツはありますか？
箇条書きや見出しをうまく使いましょう。
例えば、議事録①と議事録②は、内容は同じですが、どちらが見やすいですか？
議事録①
2024年〇月〇日（〇曜日）〇時から〇時まで、Zoom（または〇〇会議室）にて〇〇プロジェクトの進捗会議が行われました。出席者は山田 太郎、佐藤 花子、鈴木 一郎、田中 次郎、高橋 三郎でした。
会議ではまず、プロジェクト全体の進捗状況について報告があり、全体進捗は〇〇％で、主要なマイルストーンが達成されたことが確認されました。次に、各チームからの報告が行われ、開発チームではフェーズ1が完了し、現在フェーズ2が進行中であることが報告されました。マーケティングチームからは、〇〇ターゲット層に関する調査結果が報告され、品質管理チームでは、〇〇のバグ修正が開始されたことが報告されました。
その後、会議では〇〇に関する技術的問題が課題として挙げられ、解決策として詳細な技術レビューを実施し、必要に応じて外部の専門家に相談することが検討されました。
アクションアイテムとして、開発チームは〇月〇日までに〇〇機能の改善策を提出することが決まり、マーケティングチームは〇月〇日までにキャンペーンプランを確定すること、品質管理チームは〇月〇日までに〇〇バグの修正報告を行うことが決定されました。
次回の会議は2024年〇月〇日（〇曜日）〇時から〇時までに開催される予定です。
議事録②
〇〇プロジェクト進捗会議 議事録
日時: 2024年〇月〇日（〇曜日）〇時～〇時
場所: Zoom（または〇〇会議室）
出席者: 山田 太郎、佐藤 花子、鈴木 一郎、田中 次郎、高橋 三郎
- アジェンダ
プロジェクト全体の進捗報告
各チームの進捗状況
課題と解決策の検討
アクションアイテム確認
次回会議の日程 - 進捗報告
プロジェクト進捗: 全体進捗〇〇％、主要マイルストーン達成
開発: フェーズ1完了、フェーズ2進行中
マーケティング: 〇〇ターゲット層の調査結果報告
品質管理: 〇〇のバグ修正開始 - 課題と解決策
課題: 〇〇に関する技術的問題
解決策: 詳細な技術レビューと外部相談検討 - アクションアイテム
開発: 〇〇機能改善策提出（〇月〇日）担当：Aさん
マーケティング: キャンペーンプラン確定（〇月〇日）担当：Bさん
品質管理: 〇〇バグ修正報告（〇月〇日）担当：Ｃさん - 次回会議
日程: 2024年〇月〇日（〇曜日）〇時～〇時
議事録②のほうが見やすいです！
そうですね！会議で話し合った内容の要点がパッと見て伝わるように心がけましょう。
わかりました。でも、いつまでに作ればいいんでしょうか？
会議後できるだけ早く、基本的に24時間以内に送付するのが望ましいです。
会議後のアクションプランをみんなに早く共有するためにも大事なことですよ。
そんなに早く！？頑張ります。他に何かすることはありますか？
はい、会議で決まったことやアクションプランのフォローアップも大切です。
担当者へのリマインドなどが必要か、まずは上司に確認しましょう。
フォローアップですね。了解しました！
会議の仕事って、終わった後も大変なんですね。
そうですね。でも、これらをしっかりやることで、会議の成果が活きてくるんです。
もうちょっとですよ！がんばってくださいね！
はい！ありがとうございます！
POINT
議事録の書き方とフォローアップ
- 見出し、箇条書きを使用し、読む人が理解しやすいフォーマットにする
- 会議の日時、場所、出席者を明記する
- 話し合ったトピック（議題）、決定事項、アクションを整理する
- 会議後できる限り早く送付する（24時間以内が目安）
- 決定事項のフォローアップを行う（担当者へのリマインドの要否などを上司と確認）
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