新入社員が学ぶ！社外訪問を成功させるためのビジネスマナー（#4：訪問の流れ実践編）

ビルに入ってからの基本の流れ

1. 受付で取次ぎを依頼
   • 「○○株式会社の伊藤と申します。〇時に営業部の○○様とお約束があって伺いました。」と伝える
2. 会議室、応接室へ
   • お茶を出されたら相手に勧められてから飲む。または相手や上司が飲み始めてから
   • 入り口の下座付近で待機し、席を勧められてから着席する
   • 必要書類やパソコン、名刺などを準備する
3. 担当者が入室
   • すぐに席を立ち、「お忙しいところお時間を頂戴しましてありがとうございます。」と挨拶する
   • 初対面の場合は名刺交換をする

打ち合わせの基本的な流れ

1. アイスブレイク
   • すぐに本題には入らず、軽い雑談で場を和ませる
2. 本題の説明
   • アジェンダがある場合は先に述べる
   • 簡潔に要件を説明する。結論を述べたうえで理由や状況説明を
   • 相手が理解しているか確認しがら進める。一方的に話を進めない
3. 質問・要望への対応
   • 話を遮らない: 相手が話している際は決して口をはさまず、うなずきながら最後まで聞く
   • 質問・要望への回答は明確に: 資料やデータを活用して具体的な説明を行う
   • 即答できない場合の対応:その場で適当に答えず、「いつまでに回答できるか」を明確に伝えた上で、帰社後に確認する
   • 議事録・メモを取る：重要な合意事項やアクションアイテムを明確に。会議の進行の妨げにないようにメモを取る
4. 打ち合わせの終了
   • 打ち合わせが終わったら、「本日はお時間をいただき誠にありがとうございました。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」といった挨拶をする
   • 相手の名刺を名刺入れにしまう

アイスブレイクの話題例

• [天気]暖かくなってきましたね。お花見にはもう行かれましたか？
• [地域]こちらの地域は初めて訪れたのですが、駅前は飲食店が多くてにぎやかですね。おすすめのお店はありますか？
• [オフィス]とっても素敵なオフィスですね。いつ入居されたのですか？
• [相手企業のニュース]プレスリリース拝見しました！御社は〇〇の事業に注力されていらっしゃるのですね。
• [NGトピック]プライベートな内容(特に初対面の場合)、宗教、政治、芸能やスポーツの話題(好き嫌いがあるため)

質問に即答できない場合の返答例

• 質問内容を再確認する場合
  • 「恐れ入りますが、○○についてのご質問の意図をもう少し具体的にお聞かせいただけますか？」
  • 「ご質問の内容をもう一度確認させていただければと思いますが、○○についてのお話でよろしいですか？」
• 社内での確認が必要な場合
  • 「大変申し訳ございませんが、この件については確認が必要です。確認後、○○日までにご回答させていただきます。」
  • 「この件については、私だけでは判断が難しいため、担当部署と相談の上、○○日までに改めてご連絡させていただきます。」