Excelの「入力規則」を利用して、入力ミスを減らす方法を紹介します。
データの入力規則を活用しムダとミスを減らす
仕事の生産性を上げるために大切なことの一つに「ミスをなくすための仕組みづくり」があります。ミスが出た場合、そのリカバリーに時間や労力が必要となりますので、ミスの発生率を下げること=生産性向上につながります。
ミス発生率低減に効果的な機能が「入力規則」です。入力規則はセルに入力できるデータを制限する機能です。これを使うことで入力ミスを減らすことにつながります。
入力規則の設定の仕方
入力規則の方法はいくつかありますが、今回は「リスト入力」を設定します。
データ＞データツール＞データの入力規則＞入力値の種類でリストを選択＞元の値にリストの元となるデータを選択＞OKで設定できます。
上記のように、入力規則の設定されたセルをそのままコピー＆ペーストすると、入力規則もコピーされます。
1.整数の入力とエラーメッセージの設定
エラーメッセージは任意に変更することが可能です。エラーメッセージタブで設定できます。
2.自動で入力モードを半角英数に切り替える
A列に名前、B列にメールアドレスを入力する際、名前は全角で入力しますが、メールアドレスは必ず半角英数字で入力しなくてはいけません。その際に手動で切り替えることも可能ですが、予め入力モードを自動で半角英数に切り替えるよう設定しておくことで、入力作業がスムーズに行えます。
半角英数モードへの切り替え設定は、データの入力規則＞日本語入力＞無効を選択します。
3.選択式でデータを入力する方法①
男女など選択肢の少ない場合、選択肢となる文字を直接入力することで入力規則をかけることも可能です。選択肢は「,」（半角カンマ）で区切ります。
4.選択式でデータを入力する方法②
選択肢が多い場合、選択肢となるデータを他の場所に作成し、それを範囲指定することで入力規則をかけることが可能です。
POINT
多数の人が入力するファイルや、大量のデータを入力するファイルには、予め入力規則を設定しておくことで入力ミスを減らし、結果、業務効率につながります。
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