伊藤さん、今回のプロジェクトでは社外訪問があるそうですね。準備は大丈夫ですか？
はい！明日の朝９時にいきますって、今から先方に連絡する予定です！
おおっと、ちょっと待ってください。それは急すぎませんか？
アポイントメントの取り方はとても重要ですよ。
会議の緊急度にもよりますが、基本的には1週間前までには調整の内容をお客様にご連絡しましょう！
確かに、、相手もそんな急に言われても迷惑ですよね。
連絡は、メールか電話、どっちがいいのでしょうか？
基本的には、後で日時や場所の確認がしやすいのでメールをおすすめします。
フォーマルな場面でもメールが良いです。
ただし、緊急時や複雑な内容を相談したい場合は、電話での連絡が適しています。
なるほど、状況によって使い分けるんですね！
メールはどのように書けばいいでしょうか？
メールで記載すべきは、「用件(訪問の目的)」「日程の候補と時間」「同行者」ですよ！
社外訪問：日程調整のメール文例
宛先: [email protected]
Cc: [email protected]
件名: 【日程調整依頼】新規プロジェクトに関する打ち合わせのお願い
〇〇株式会社 営業部
田中様
いつもお世話になっております。
××株式会社営業部の伊藤でございます。
○○の新規プロジェクトに関しまして、貴社に一度直接お伺いして詳細なご説明をさせていただきご意見を伺えればと考えております。
訪問させていただくことで、プロジェクトの方向性やご要望をより的確に把握し、スムーズな進行ができると考えているためです。
つきましては、大変勝手ながら以下の日程でご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
- 第1候補: 5月15日（月）14:00～15:00
- 第2候補: 5月17日（水）10:00～11:00
- 第3候補: 5月19日（金）16:00～17:00
上記以外の日程も調整いたしますので、お申し付けいただければと存じます。
尚、当日は当プロジェクトマネージャーの鈴木も同行させていただく予定です。
ご多忙中誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
××株式会社 営業部
伊藤マリ
電話：03-◯◯◯◯-◯◯◯◯
Email：◇◇◇◇.ito@××××.co.jp
日程の候補は、週初めの朝など忙しい時間帯や、お昼の時間帯は避けたほうがよいですね。
なるほど！見本を参考にメールを書いてみます！
電話の場合はどうしたらいいですか？
電話でも「要件」「日程の候補」「同行者」を伝え日程を調整しましょう。
日程の調整は電話でしたら「もしできましたら、5月19日ごろまでで１時間ほどお時間をいただけると嬉しいのですが、ご都合はいかがでしょうか？」と、まず相手の都合を伺ってももいいですね。
電話で調整ができたら、記録のために訪問先と同行者に調整内容をメールなど文面でお送りしておきましょう。
先ほどお電話にてお話しさせていただきました、新規プロジェクトに関する打ち合わせの日程について、以下の通りご案内申し上げます。
日時: 5月17日（水）10:00～11:00
場所: 〇〇株式会社 本社（〇〇市〇〇町〇丁目）
当日は、当プロジェクト担当の部長 鈴木が同行いたします。
わかりました！
もしも予定を変更しないといけなくなったら、どうしたらいいですか！？
基本的に変更は避けるべきですが、やむを得ない場合は速やかに連絡しましょう。
その際は丁寧にお詫びし、理由を簡潔に説明します。
ただし、変更後のアポイントメントは絶対に守ること。これは今後の信用にも関わりますよ。
はい！日程の調整には細心の注意を払いますね！
はい！まずは日程調整頑張ってくださいね！
POINT
アポイントメントの取り方
- アポイントは1週間前までを目安に調整する
- 「要件(訪問の目的)」「日程の候補と時間」「同行者」を伝える
- 電話で調整した後は、確認のためのメールを送る
- やむを得ず日程を変更する場合は速やかに連絡。変更後のアポは絶対に守ること
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