高橋さん、会議の目的やアジェンダ、時間配分について教えていただいてありがとうございます。次は何をすればいいですか？
次は参加者へ連絡することが必要です。
なるほど。具体的にはどんなことを伝えればいいですか？
まず、日時と場所は必須です。オンライン会議なら、会議URLも忘れずに。
それから、できる限り会議の目的とアジェンダも共有しましょう。
ええ。アジェンダって会議の時にわかればいいんじゃないんですか？
会議の目的、ゴール、アジェンダを共有しておくことで、参加者が「このテーマについて話し合うんだな」と事前に心構えができます。
それによって、予定通りに会議を進めやすくなりますよ。
なるほど！じゃあ、メールはこんな感じでどうでしょうか？
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プロジェクトチーム 各位
お疲れ様です。以下の通り、プロジェクト進捗会議を開催いたしますので、
ご参加のほどよろしくお願いいたします。
日時:
○月○日（曜日） ○:○○ ～ ○:○○
場所:
会議室A / オンライン（Zoomリンク：[リンクをここに挿入]）
目的:
プロジェクトの現状を共有し、問題点を洗い出し、解決策を議論することで、プロジェクトの円滑な進行を図る。
ゴール:
– 現在のプロジェクトステータスを全員で確認
– 問題点とリスクを明確化
– 解決策および次のアクションアイテムの決定
アジェンダ:
１. プロジェクト概要の確認
２.各チームの進捗報告
３. 問題点の共有と討議
４. 解決策の検討と決定
５. 次回までのアクションアイテムの確認
どうぞよろしくお願いいたします。
いいですね！参加者への連絡は直前ではなく日にちに余裕をもって連絡することが大事です。
出欠を事前に確認するのも忘れないようにしてください。
ありがとうございます。あと、資料の準備はどうすればいいですか？
進捗報告会議の場合、効率的な会議のために事前に進捗状況を担当者から集めておくといいですね。
例えば、一覧表を用意して、各チームに記入してもらう方法もあります。
一覧表ですか？どんな内容を含めればいいでしょうか？
例えば、「担当タスク」「進捗率」「課題」「次のステップ」といった項目を設けるといいですね。これを事前に集めておけば、会議でスムーズに議論が進みます。
なるほど！それなら皆さんの状況が一目でわかりますね。
定例会議なら、社内ですでに使っているテンプレートもあるかもしれません。
上司に確認して、もしあればそのフォーマットに従って準備しましょう。
わかりました！テンプレートがあるか、まず確認しますね！
もしも会議が、「アイデア出し」や「意見交換」などが目的の場合、まず例として何種類かのアイデア資料用意したり、意見を出しやすくするための参考情報をまとめておくといいですね。
なるほど、会議の目的や内容に適した資料を考えて用意する必要がありますね！ありがとうございます！
POINT
参加者への連絡
- 日時と場所を明確に伝える: オンライン会議なら会議URLも必ず添付
- 会議の目的、ゴール、アジェンダを事前に共有:参加者が会議の方向性を事前に把握でき、スムーズに進行できる。
資料の準備
- 進捗状況の事前収集:
- 効率的な議論のため、各チームの進捗状況を事前に担当者に記入してもらう
- 「担当タスク」「進捗率」「課題」「次のステップ」などを明確に
- 既存のフォーマットがある場合はそれ沿って資料を作成する
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