今回は、リモートワークで必要になるオンライン文書の作成スキルについて詳しく説明していきます。
オンライン文書作成スキル
リモートワーク中心に業務を進めていく際に重要となるのが（オンライン）文書作成スキルです。
例えばアジェンダ作成、議事録作成などがあげられます。対面の場合は細やかに意見のすり合わせや情報共有を行うことができるので、その場のアドリブでうまく進めることができるケースもありますが、リモートワークではプロジェクトや会議に対して明確な目的をもって取り組む必要があります。
今回は実際の会議でもご使用いただけるアジェンダのサンプルを使いながら説明していきたいと思います。
理想的な会議の流れ
推奨する会議の流れは以下の通りです。
（1）アジェンダを事前に展開
（2）会議開始
（3）NEXT ACTIONを決定
（4）アジェンダに記載されたNEXT ACTIONの確認
（5）会議終了
（6）書記より完成版の議事録のシェア
なぜアジェンダが必要か
ビデオ会議では対面会議よりも情報伝達難易度が高いため、目的を明確にして会議時間を最小化する必要があります。
なんとなく会議を始めてしまうと長時間の会議となってしまいます。
またリモートワークでは特にToDoとスケジュール管理が必要です。
顔をあわせる機会がないため、同じオフィスにいるよりもリマインドをすることが難しいためです。
最終的にはNEXT ACTION（期日、担当者含め）に落とし込むことで、会議後、何をすべきか明確にしましょう。
リモートワーク問わず、決定事項とNEXT ACTIONを明文化しチーム内で共有することは、プロジェクトを前に進めるために必要な工程です。会議で決定したことを文書化しておくことで、決定事項の再確認を行うことができます。
アジェンダのポイント
・会議の前日もしくはそれ以前に送付しておきましょう。
・必要なファイルへのリンクを予め貼っておきましょう（情報は一箇所に集約）
・資料は相手も閲覧できる環境にあるかを想像し、必要な手配は事前に済ませておきましょう。
・オンライン文書でアジェンダを共有する際は、相手がそのURLでアクセスできることを事前に確認しておきましょう。
・情報共有は会議で行うのではなく、各自事前にアジェンダを読んで済ませておきましょう。
・議事録担当を事前に決めておきましょう。（その場で誰かが取ってくれるはず、と皆思っています。最低限1人書記を決めておきましょう）
サンプルアジェンダ
サンプルのアジェンダです。以下URLよりコピーしてご活用ください。[2020_AGENDA_MENTER_template_remoteWork] https://docs.google.com/document/d/1RYy6tWIBCDX7SoKoE5hZ84we7w5TMPS8gBEb9n7PP0A/
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2020-0208_マニュアル刷新プロジェクト_MTGアジェンダ 最終更新：2020-02-08 / 更新者：B社横山
出席者：[A社] 山田,佐藤,高田 [B社] 田中,後藤 *書記：[A社] 横山 *敬称略
会議URL：https://whereby.com/test-menter
———————————————————————————————–#01 情報共有/進捗サマリ
・マニュアルコンテンツ構築に着手〜進行中（5/10に完成予定）
・マニュアル設置先のシステム検討中（Z社見積もり到着）
・Z社見積もりリンクはこちら#02 会議の目的
・Z社からの見積もりが到着し、X,Y,Z社の３社から見積もりが到着したため意思決定の相談
・その後のNEXT ACTIONを設定する#03 会議の論点
・各社の提案をまとめると以下の通りであるが、どの企業にすべきか> X社,初期開発予算 700万/運用保守予算20万円月額,検索機能あり,保守予算が他社よりもリーズナブル
> Y社,初期開発予算 500万/運用保守予算40万円月額,検索機能あり,保守予算が他社よりも高額
> Z社,初期開発予算1000万/運用保守予算30万円月額,検索機能あり+動画も対応可能,初期開発予算が他社よりも高額#04 決定事項
・（記入予定）
・（記入予定）
・（記入予定）#05 議事録
・（記入予定）
・（記入予定）
・（記入予定）#06 NEXT ACTION
・（記入予定）- ?月/?日 @担当者名
・（記入予定）- ?月/?日 @担当者名
・（記入予定）- ?月/?日 @担当者名
番外編：こんな時どうしよう？
・Googleドキュメントを使用できる社内のメンバーにはGoogleドキュメントの資料を共有し、使用できない社外には別のPDFをそれぞれ送るべき？
=>できるかぎり情報元は統一しましょう。閲覧環境の違いからくる齟齬を最小限にできます。この場合は共通で閲覧できるPDFを送付しましょう。
・ログインしないと見れない情報のため、パスワード情報をアジェンダに記載すべき？
=>書いてはいけません。パスワード情報は会議中に口頭か、または別の方法で共有しましょう。
・機密情報を含む画面共有は良いでしょうか？
=>ビデオ会議の入室にパスワードを設定しましょう。URLへアクセスするだけで会議参加できてしまう場合は、他者が盗聴目的で入室するリスクもあります。
POINT
リモートワークではプロジェクトや会議に対して明確な目的をもって取り組む必要があります。
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