次の会議は参加するだけで何もしゃべらなくていいんだな。ラッキー♪
その考え方はちょっと違いますよ。
会議のアウトプットは参加者全員によってつくり出されるものだからです。
まず会議を開くことによるコストを考えてみましょう。
コストって、会議にかかる費用、ということですか？
そうです！
例えば、5名が参加する1時間の会議だと、仮に時給2000円だとすると1万円のコストがかかっていますね。
そのコストに見合うように、会議の中で自分の役割を果たして価値を生もうとする姿勢を持つことが重要です。
なるほど、それなら確かに貢献しないといけませんね！具体的にはどうすればいいんでしょうか？
ポイントは以下の6点です！
会議参加への心得
- 事前準備：アジェンダを確認、下調べ
- 時間厳守
- 自分なりの意見を考え、発言
- あえて発言を控えるタイミング
- アイデア出し会議は批判的意見は控える
- 自分が役立つ役割はどこにあるか？を出席者の顔ぶれを見ながら考える
1.事前準備：アジェンダを確認、自分なりの意見を用意する
日時や場所を確認するのはもちろんですが、アジェンダをしっかり確認して、会議の目的や議題を把握しておくことが大切です。
事前に関連する情報やデータを調べておくことで、会議での話題を理解できたり、意見を求められたときに慌てなくてすみますよ。
下調べと意見を用意しておくことが大事なんですね！
2.時間厳守
時間厳守は社会人の基本です。
５分前には会議室またはオンライン会議に入っているのが理想ですね。
わかりました！ギリギリにならないようにしますね！
3. 自分なりの意見を考え、発言
発言する機会がある想定して、自分なりの意見を常に考えましょう。
でも、新入社員なのに、先輩方の前で意見をいうのはとても勇気がいります。。
そうですね。
ではまず、会議での話題に対して、自分がどちらの立場なのかを常に考えておくことが大切です。
誰かが意見を述べたときには、自分はその意見にどう思うか、そしてその理由は何かを考えるようにしましょう。
そうすることで、自分の意見が明確になり、発信もしやすくなります。
逆に、ただ聞き流しているだけでは、自分の意見を持つことも、発言することも難しくなってしまいますよ。
なるほど、発言しなくてもまずは意見を脳内で考える習慣をつけるんですね！
じゃあ意見があったらどんどん発言しますね！
おっと、そこはちょっと注意が必要ですよ。
4. あえて発言を控えるタイミング
「会議の目的 = ◯◯を決めること」であるときに、無目的に脱線させたり、大多数で概ね正しい方向に合意している中、真向から反対して後から議論をほじくり返すようなことをするのは時間を浪費するだけに終わる可能性があります。
自分ばかり発言するような会議もよくないですよね。
組織はチームワーク発揮を大前提としていることを忘れないでおきましょう。
会議の進行を妨げないように、状況を見守ることも大切なんですね。
5. アイデア出し会議では批判的な意見をしない
会議には大きく分けて３つの種類があります。
・情報伝達
・意思決定
・アイデア出し
この中で、参加者として特に気を付けたいのが「アイデア出し」会議です。
アイデア出しの会議では、まずはアイデアを全て出し切り、そこから整理していうことが優先です。ここで絶対やってはダメなのは、出されたアイデアを批判することです。
様々なアイデアが参加者を刺激して、さらに斬新なアイデアを生み出すため、思いついたことをどんどん発言できる場にすることが重要です。
アイデアを出し切ることで、より良いアイデアが生まれるんですね。それから、自分が役立つ役割を考えることも重要なんですね？
6. 自分が役立つ役割はどこにあるか？を出席者の顔ぶれを見ながら考える
新入社員の場合、議事録係がいない場合は、役割を自ら進んで担うこともとても良いですね。議事録はロジカルシンキングを磨く絶好のチャンスですよ！積極性もアピールできます。
また、会議に自分よりも専門知識が豊富な人が多い場合、その人たちの意見をまとめたり、議論がスムーズにように進むようにサポートする役割を担うとよいですね。
はい！わかりました！
それにしても、会議は主催者でなくても考えることがこんなにたくさんあるんですね。
これらの心得を実践することができれば、デキる新入社員として一目置かれること間違いないですよ！
がんばってくださいね！！
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