議事録作成のポイントや、作成をサポートしてくれるツールをご紹介します。
こちらの記事は前編です。
＊後編はこちら↓
議事録
議事録は会社やプロジェクトによって書き方やツールに決まりがあります。まずは上司に確認しましょう。
ただ、基本的な議事録の考え方はどの会社もプロジェクトも同じです。
議事録の目的は2つあり、以下の通りです。
・（1）備忘録として残す
・（2）情報の共有
会議に参加出来なかった人や、上司が議事録を見ても内容が把握できるように心がけましょう。
議事録のポイント
5W1H（いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どうやって）と、主語、述語を意識しましょう。
慣れるまでは会議の内容を全てメモする形でも問題ありません。下手に省略してしまうことで、大事な内容が抜けてしまったり、話の流れも止まってしまいます。また公平に事実のみを記載しましょう。
議事録は会議が終わり次第、なるべく早く共有することが望ましいとされています。参加者の記憶が新しいうちであれば内容の正誤について、気付いてもらえます。また時間をかけてしまうと、他の業務が進められません。
参考議事録フォーマット
会議の目的、決定事項、NEXT-ACTIONの整理を中心に展開した議事録フォーマットを参考に記します。
- 日時: 2022-01-01
- 場所:
- 参加者:
# 会議の目的（なぜやるか）
・
# アジェンダ/議事録
・
# 決定事項
・
# その他
・
# NEXT ACTION
・[誰が] [なにを] [いつまでにやるか]
・[誰が] [なにを] [いつまでにやるか]
・[誰が] [なにを] [いつまでにやるか]
文字起こしツール
Googleドキュメントを利用すると、会議内容の音声を変換して、文字を起こしてくれます。
（1）chromeのブラウザのみ対応しています。chromeでGoogleドキュメントを開いてください。Googleアカウントをお持ちでない方は新規登録、お持ちの方はログイン後、新規にドキュメントを作成してください。
（2）「ツール」から「音声入力」をクリックしてください。
（3）マイクのダイアログが表示されます。日本語に選択して、マイクのアイコンをクリックすると音声入力が始まります。試しに話してみましょう。再度マイクのアイコンをクリックすると音声入力が止まります。
POINT
議事録は早い人であれば会議が終わったと同時に共有します。
議事録に便利なツールは多数リリースされているので活用しましょう。
コメント