新入社員必見の実践型ビジネス文書作成講座｜#1 ビジネスレターの基本フォーマット

この記事では、ビジネスレターの基本フォーマットについて学びましょう。

ビジネスレターは、企業間のコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。適切なフォーマットを使用することで、プロフェッショナルな印象を与え、相手に敬意を示すことができます。今回は、郵送用の送付状を例に、基本的なフォーマットを解説します。

まずは、よくある悪い例を見てみましょう。

悪い文例

どこが良くないのか？

この悪い例には、いくつかの重要な問題点があります。以下に具体的な問題を挙げます：

1. 宛名情報の不足：会社名と個人名のみで、部署や役職が記載されていません。
2. 頭語と結語がない：「拝啓」、「敬具」が抜けている。
3. 本文が簡潔すぎる：丁寧さに欠け、必要な情報が不足しています。
4. 送り主の情報不足：連絡先情報が記載されていません。

次に良い例を、確認してみましょう。

良い例文

構成を確認しよう！

適切な挨拶文と結びの表現を使用することは、相手への敬意を示し、良好な関係を築く上で非常に重要です。

• 日付：
  ビジネス文書では、日付は明確に記載することが重要です。特に請求書や見積書など、取引に関わる文書では日付が重要な役割を果たします。
  日付は文書の右上に配置するのが一般的です。文書番号がある場合は、その上に記載します。
• 宛先：
  宛先は文書の左上に、送り主は文書の右上または下部に配置するのが一般的です。この形式を守ることで、文書が整然とした印象を与えます。
  また、宛先には適切な敬称を使用します。例えば、取引先には「ご担当者様」や「〇〇株式会社 〇〇部 ご担当者様」と記載します。
• 送り主：
  送り主の連絡先（電話番号やメールアドレス）を明記することで、相手が容易に連絡を取れるようにします。
• 挨拶文：
  挨拶文は、文書の冒頭で用いる表現で、「拝啓」から始まり「敬具」で終わります。
  相手との関係性や文書の目的、時期などを考慮して、適切な表現を選ぶことが大切です。
  参考：https://www.bizseez.com/0037
• 本文：
  本文は、読み手が理解しやすいように簡潔にまとめることが重要です。用件を明確にし、余計な情報を省きましょう。
• 結びの文章：
  結びの文章は、相手の地位や関係性に応じて使い分けることが重要です。上司や取引先には丁寧な表現を用い、「どうぞよろしくお願いいたします」や「ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます」などが適しています。
  また、クッション言葉を活用し直接的な表現を避け、相手に配慮した言葉を使うことで、より丁寧な印象を与えます。例えば、「お忙しいところ恐れ入りますが」などの前置きを入れると良いでしょう。

上記を、参考にしながら、簡潔かつ明確な文章を作成しましょう。

POINT

ビジネスレターの基本フォーマットを守ることで、プロフェッショナルで丁寧な印象を与えることができます。日付、宛名、署名、件名、本文、結びの言葉、など、各要素の配置と内容に注意を払いましょう。