伊藤さん、初めての取引先に問い合わせの電話をする予定があると聞きましたが、準備はいかがですか？
はい、高橋先輩。実は少し緊張していて…。どのように話せばいいか悩んでいるんです。
それでは、重要なポイントを一緒に確認していきましょう。まず、電話を掛ける時の初めのステップは覚えていますか？
えっと…自己紹介ですよね！
その通りです！
そうですね。次に、担当者へ取り次ぎを依頼します。
「営業部の△△様はご在籍でしょうか？」
というようにね。
はい！
では、担当者に繋がったら次は何をしますか？
電話の目的も伝えるべきですよね？
いいですね！そして忘れてはいけないのは？
相手の時間を確認することですか？
素晴らしいです！その場合は
「お時間よろしいでしょうか？」と聞くんです。それから本題に入ります。
なるほど！
何か質問する時も気をつけることがありますか？
はい、質問は具体的に、そして要点を絞ることが大切です。
曖昧な質問は相手も答えにくいですからね。
わかりました！
では、具体的な会話例を見てみましょう。こんな感じになります。
実際の会話例
取引先：はい、ABCサービス株式会社でございます。
伊藤：お世話になっております。△△商事の伊藤と申します。営業部の田中様はご在籍でしょうか？
取引先：お繋ぎしますので、少々お待ちください。
ーーーー保留音が流れるーーーー
田中：お電話かわりました。田中でございます。
伊藤：田中様、お世話になっております。△△商事の伊藤と申します。本日は貴社の新サービスXYZについてお伺いしたいことがございまして、お電話させていただきました。お時間よろしいでしょうか。
田中：はい、大丈夫です。どのようなことでしょうか。
伊藤：ありがとうございます。新サービスXYZの利用料金体系と、導入にかかる期間について詳しくお聞きしたいのですが。
田中：はい、承知いたしました。利用料金は月額10万円となっております。導入期間は通常2週間程度です。
伊藤：ありがとうございます。確認させていただきますと、利用料金は月額10万円で、導入期間は2週間程度ということでよろしいでしょうか。
田中：はい、その通りです。
伊藤：分かりました。大変参考になりました。詳細な資料をいただくことは可能でしょうか。
田中：はい、もちろんです。メールでお送りさせていただきます。メールアドレスをお教えいただけますか？
伊藤：ありがとうございます。私のメールアドレスは ito@△△-shoji.co.jp です。
田中：承知いたしました。ito@△△-shoji.co.jp ですね。
伊藤：はい、その通りです。
伊藤：本日はお時間をいただき、ありがとうございました。では、資料を拝見させていただき、改めてご連絡させていただくということでよろしいでしょうか。
田中：はい、承知いたしました。お待ちしております。
伊藤：ありがとうございます。それでは失礼いたします。
いかがでしたか？この会話例から学べるポイントがたくさんありますね！
はい！実際の会話を見ると、どのように話せばいいのかイメージがつきやすいです。
そうですね。また、質問も具体的で、説明を聞いた後にはしっかり復唱して確認していました。メールアドレスの伝え方や、最後に次のアクションを明確にしている点も重要ですね！
なるほど。
ありがとうございます、高橋先輩！
重要なポイント
- 最初に自己紹介し、担当者への取り次ぎを依頼する
- 電話の目的を簡潔に伝え、相手の時間を確認する
- 質問は具体的に、要点を絞って行う
- 相手の説明を復唱して確認する
- 電話の最後には次のアクションを明確にし、相手の同意を得る
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