高橋先輩！ビジネスメールの書き方について教えて欲しいことがあります！
はい、伊藤さん。ビジネスメールは大切なコミュニケーションツールですからね！
基本的なルールをしっかり押さえておくことが大切です。具体的な例を見ながら説明しましょう。
お願いします！
まずは件名です。「【お問い合わせ】貴社製品ABC-123について」となっています。
このように、タグ（この場合だと【お問い合わせ】）とメールの内容を組み合わせて具体的かつ簡潔に書くことで、相手にどんな要件かをお知らせすることができます。
なるほど。内容がわかれば急ぎなのか、そうでないのかが一目で分かりますね！
その通りです！
ここでよくあるダメな例として、
・「連絡」「報告」だけの漠然とした件名
・「明日の打ち合わせについて」のような、日付や内容が不明確な件名
・「ご確認ください」のような、何を確認すべきか不明な件名
これではメールを受け取った人が内容を正確に捉えることができません。
代わりに「【報告】4月度売上実績について」や「【打ち合わせ資料】5/15 製品企画会議」のように、具体的な内容を示す件名にしましょう。
わかりました。内容が分かる件名を心がけます！
次に本文は「挨拶」「本題」「結び」の3つの要素で構成されています。また、1行は30文字程度で折り返し、読みやすくしています。
もし長文になる場合は、添付資料や箇条書きを活用するのも良い方法ですよ！
分かりました！
そうだ！
絵文字はさすがに使っちゃダメだと思うのですが、そのほかの記号の使用についてはどうですか？例えば「！」マークとか？
いい質問ですね。
「！」などの記号も、特に社外向けでは避けましょう。例えば、「至急対応お願いします！」ではなく、「至急のご対応をお願いいたします。」と表現しましょう。
常に丁寧で適切な表現を心がけ、記号に頼らないコミュニケーションを目指しましょうね。
気をつけます！
あっ、文章の最後に自分の会社名とか入れる…。
なんでしたっけ？
それは、「署名」のことですね。
メールの最後に、送信者の情報をまとめて記載する非常に重要な要素です。
基本的には以下の情報を含めます：
・会社名
・部署名
・氏名
・電話番号
・メールアドレス
多くのメールソフトでは、署名を自動的に挿入する設定ができますので
ぜひ活用してくださいね！
ふむふむ。
ありがとうございます！
そのほかに、質問はありますか？
うーん…。
CCやBCCの使い方はどうすればいいですか？
確かに、CCとBCCの使用は非常に重要です。
・CCは、メールの内容を関係者に共有するために使います。
・BCCは、ToとCcに入っている受信者から見えないようにメール内容を共有したい場合に使います。
それと、必要以上に多くの人をCCに入れると、かえって情報過多になったりするので、本当に必要な人だけをCCに入れるよう心がけましょうね！
CCとBCCの使い分け
CC：
・上司や関係部署に情報共有するとき
・プロジェクトメンバー全員に進捗を報告するとき
・複数の人に同時に連絡する必要があるとき
BCC：
・多数の受信者に一斉にメールを送信する際、プライバシーを保護するとき
・社外とのやり取りを社内の特定の人にだけ共有したいとき
・関係者のみに情報を共有するとき
使い方を間違えると問題になりそう。
気をつけます！
その通りです！
BCCで受け取ったメールには、新規メールとして返信するのが安全ですよ。
また、CCを使う際は、メールの本文中に
「CCにXXさんを入れています」といった一文を入れると、より丁寧になりますね。
ありがとうございます。基本的なルールがよく分かりました！
重要ポイント
- 件名は具体的かつ簡潔に、内容が分かるようにする
- 本文は簡潔に、ただし必要な情報は漏らさないように。また、適切な言葉遣いを心がける。
- 署名を必ず設定し、必要な情報を含める
- CCとBCCの使用は慎重に、必要最小限にとどめる
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