Google Documentで作成したドキュメントを、指定したユーザーと共有できます。閲覧のみ・閲覧も編集もできる、といった権限の設定も可能です。本記事では、基本的なドキュメントの共有手順と、共有とは何か、権限設定の詳細手順について解説します。解説動画もありますので、是非参考にしてください。

特定ユーザーへドキュメントを共有する基本操作

特定のユーザーにのみ、ドキュメントを共有する基本的な手順を説明します。

1. Google Documentにアクセスします。
2. 任意のドキュメントを開きます。
3. ［共有］ボタンをクリックします。
   「（ドキュメント名）を共有」画面が表示されます。
4. ［ユーザーやグループを追加］欄をクリックし、ドキュメントを共有するユーザーのメールアドレスを入力します。
5. プルダウンメニューから、権限を選択します。
6. ユーザーにメッセージを送信する場合は、［通知］にチェックが入っていることを確認し、メッセージ欄にメッセージ本文を入力します。
7. 共有用URLをコピーする場合は、［リンクをコピー］アイコンをクリックします。
8. ［送信］ボタンをクリックします。

そもそも共有とは？

共有機能とは、自分が作成したドキュメントを他人が閲覧・編集できるようにする機能です。プロジェクト計画書や製品仕様書といった、複数人のチームで使用するドキュメントに対して使用します。共有が許可されたユーザーは、ドキュメントのURLにアクセスすることで、ドキュメントの閲覧や編集が可能です。

権限の種類

ドキュメントを特定ユーザーと共有する場合、共有ユーザーに各種権限を設定できます。設定できる権限は、以下の3つです。

• 編集者：ドキュメントを編集できます。提案の承認・却下や、ユーザーにドキュメントを共有することも可能です。
• 閲覧者：ドキュメントを閲覧できます。ドキュメントの編集・ユーザーへの共有などはできません。
• 閲覧者（コメント可）：ドキュメントにコメント（修正案の提案）を追加できます。ドキュメントの編集・ユーザーへの共有などはできません。

権限の詳細設定

ドキュメントのオーナー（管理者）のみが、ドキュメントの共有、コピー、ダウンロードなどができるように設定できます。「（ドキュメント名）を共有」画面で、各種権限の詳細設定ができます。

1. ［設定アイコン］をクリックします。
   「（ドキュメント名）の設定」画面が表示されます。
2. ［編集者は権限を変更して共有できます］のチェックを外します。
   オーナー（管理者）以外は権限の変更・他ユーザーへの共有ができなくなります。
3. ［閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する］のチェックを外します。
   オーナー（管理者）以外はダウンロード、印刷、コピーができなくなります。
4. ［戻る］ボタンをクリックします。
5. ［送信］ボタンをクリックします。

ドキュメントを共有して業務の効率化を図ろう

Google Documentの共有機能では、指定したユーザーやグループにドキュメントを共有できます。閲覧のみ、閲覧も編集も可能などの設定もでき、セキュリティ面も優れています。チームで使用するドキュメントをGoogle Documentで共有し、業務の効率化を図りましょう。