Microsoft Outlookでは、メーリングリストを作成できます。メールの宛先にメーリングリストを設定すると、複数のメールアドレスにメールを一斉送信できます。本記事では、メーリングリストを作成・使用する基本操作及び詳細手順と、メーリングリストのしくみ・グループメールとの違いを説明します。

メーリングリストを作成・使用する基本操作

Microsoft Outlookでメーリングリストを新規作成し、メールの宛先に設定するまでの基本操作は、以下の動画を参考にしてください。

メーリングリストのしくみ

メーリングリストとは、複数のメールアドレスを登録したメールアドレスです。メールの宛先にメーリングリストを設定することで、メーリングリストに登録されている複数のメールアドレスに、メールを一斉送信できます。

グループメールとの違い

メーリングリストと似たしくみで、グループメールがあります。グループメールもメーリングリストと同様に、グループメールに複数のメールアドレスを登録できます。メールの宛先にグループメールを設定することで、複数のメールアドレスにメールを一斉送信できます。

メーリングリストとグループメールの違いは、メールを送信できるメールアドレスの種類と、メールに返信した際の送信元の表示です。

メーリングリストにメールを送信できるのは、メーリングリストに登録されているメールアドレスのみです。一方グループメールは、どのメールアドレスからでもメールを送信できます。

メーリングリストから受信したメールに返信すると、返信した個人のメールアドレスが、返信元としてメール受信者に表示されます。一方グループメールでは、グループメールから受信したメールに返信すると、返信元にグループメールのメールアドレスが表示されます。そのため、誰がメールに返信したのかが不明確です。

メーリングリストを作成・使用する詳細手順

メーリングリストを作成・使用する詳細手順は、以下のとおりです。

①［連絡帳］ボタンをクリックします。
②［新しい連絡先グループ］をクリックします。
③［名前］欄にメーリングリスト名を入力します。
④［メンバーの追加］をクリックします。
⑤メーリングリストに登録するメールアドレスを、以下のいずれかの方法で追加します。
・Outlookの連絡先から
・アドレス帳から
・新しい電子メールの連絡先
ここでは例として、［Outlookの連絡先から］を選択します。
「メンバーの選択」が表示されます。
⑥メーリングリストに登録するメールアドレスを選択し、メールアドレスをダブルクリックするか、［メンバー］ボタンをクリックします。
［メンバー］に、追加した連絡先の名前が表示されます。
⑦［OK］ボタンをクリックします。
⑧［保存して閉じる］をクリックします。

次に、メールの宛先にメーリングリストを設定します。
⑨［新しいメール］ボタンをクリックします。
⑩［宛先(T)］ボタンをクリックします。
「名前の選択」が表示されます。
⑪作成したメーリングリストを選択し、［宛先(O)］/［CC(C)］/［BCC(B)］ボタンをクリックします。
⑬［OK］ボタンをクリックします。

連絡先一覧からメール送信・会議招集する

作成したメーリングリストは、連絡先に追加されます。連絡先一覧から、メール送信・会議招集・タスクの依頼・通話が可能です。なお、タスクの依頼及び、通話は、個人の連絡先のみ可能です。メーリングリストにはできません。

連絡先一覧のメーリングリストから、メール送信・会議招集をする手順は、以下の動画を参考にしてください。

Microsoft Outlookでメーリングリストを使用してメールを一斉送信しよう

メールの宛先にメーリングリストを設定すると、複数のメールアドレスにメールを一斉送信できます。部門やグループなどのメンバーをあらかじめメーリングリストに登録することで、業務連絡やスケジュールに関するメールを一斉送信できます。メーリングリストを活用し、メールの作成時間の短縮を目指しましょう。