「IT化にはどのようなメリットやデメリットがあるのか知りたい。」
「自社でもIT化を進めるべきなの？進めるにはどのような手順を踏めばいいの？」
「企業が導入しやすい業務のIT化推進に役立つITツールとは？」
このような疑問や不安を感じている方も多いのではないでしょうか。
2018年に経済産業省が公表した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」や2020年以降に世界的に猛威をふるった新型コロナウイルスの影響もあり、日本でもIT化やDX化がこれまで以上に大きな注目を浴び、重要視されるようになりました。
また、ChatGPTを開発したOpenAI社に代表される大手IT企業が続々とAIの最新技術サービスをリリースしていることによって、今後ますますIT化やDX化が推進されていくといえるでしょう。
その一方で、アナログな社内文化がすっかりと定着している企業において、デジタル技術を活用したIT化の進め方がわからず、ハードルが高いと感じる企業も多いのではないでしょうか。
しかし、IT化やデジタル化をミクロな視点で考えると、小規模なITシステムの導入でも業務効率化ができるケースも存在します。
そこで本記事では、IT化の定義や重視される背景、メリット・デメリット、IT化の進め方などを具体的なITツールや成功事例を交えて解説します。
この記事を最後まで読めば、社内におけるIT化の効果的な進め方で業務効率化の実現と安定的な経営が期待できるため、ぜひ参考にしてください。
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IT化とは？
社内でのITにおける業務効率化を推進するにあたって、そもそもIT化とは具体的にどのようなものなのかについて把握することが不可欠です。
ここでは、IT化の概要や目的、デジタル化との違いについて解説します。
IT化とはデジタル技術を駆使して業務効率化すること
IT化とは、アナログな既存業務をIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化することを意味します。つまり、業務効率を改善する活動やその成果のことです。
IT化でデジタル技術を導入することによって、作業の自動化・省人化を図り、利便性の向上や労働力不足の解消を実現できます。
IT化の具体例として、以下のようなものが挙げられます。
- 朝会や会議での全体連絡や日々の情報共有を、チャットツールで即時に行う
- 対面の会議をオンラインミーティングツールの導入で遠隔地でもリアルタイムで効率的なコミュニケーションを図る
- 紙媒体からクラウド管理への移行でデータを関係者間で容易に共有・アクセスする
- 売上管理を従来の紙媒体の伝票と電卓から、注文・会計システムの導入により自動化する
- 担当者からの直接報告をプロジェクト管理ツールで進捗状況を効果的にモニタリングする
このように、IT化とは業務プロセスの一部またはすべてに、デジタル技術を活用することを意味します。
「IT化」と聞くとイメージしにくいかもしれませんが、メールやチャットツールの使用、アプリやツールの導入など身近な小さな取り組みがIT化につながるといえるでしょう。
IT化で業務効率化する目的
IT化の目的は、生産性向上と労働力不足解消です。
人間が手動で行うよりもIT技術を活用することで、作業スピードや正確性など高い品質を担保できます。
以下に、業務効率化の具体的な事例を挙げましょう。
- 会議中に20分かけていた全体連絡や日々の情報共有を、チャットの利用で2分で読め、情報の伝達時間を10分に短縮
- 会議の資料をデータファイルで共有することで、印刷や綴じ作業にかかる30分を削減
- クラウドストレージで迅速な文書の検索や共有ができ、作業時間を月に10時間削減
- 注文・会計システムの導入で、手書きの帳簿作業にかかる時間を月5時間削減
- 自動化された経費精算システムの導入で、経費の処理時間を週に2時間削減
上記の具体的数値に表わされるように、IT化の推進によって業務効率化を実現できれば、少ない人材や労力でも高い生産性を維持でき、コスト削減や労働環境改善が期待できます。
総務省が公表している「平成25年版情報通信白書」によれば、現在の日本は生活水準の向上や医療の発展によって、世界でも前例のないほどの超高齢化社会に突入している状況です。
少子高齢化や生産年齢人口の減少など労働力の低下に直面している日本において、ITにおける業務効率化はパラダイムシフトをもたらすような解決策のひとつとして有力です。
IT化とデジタル化の違い
「IT化」と「デジタル化」は非常に似たような言葉に感じられるため、混同されるケースが多く見受けられます。
しかし、厳密には意味が異なるため、これらの違いを理解しておきましょう。
IT化とデジタル化の違いは「焦点が当たっている部分」です。
| IT化とデジタル化の違い | |
| IT化 | 情報を活用できる状態にすること |
| デジタル化 | 情報をデジタル技術で表現・表示すること |
デジタル化とは、情報をデジタル技術で表現・表示することです。
デジタル化したものを活用できる状態にまですることが、IT化であるといえます。
つまり、IT化はアナログな既存業務をIT技術やデジタル技術を駆使して業務効率化することを意味すると同時に、デジタル化によって情報を活用できるようにすることも表します。
ITによる業務効率化が必要とされる3つの理由
なぜIT化やデジタル化を推進する必要があるのでしょうか。
その具体的な理由や背景は企業によって異なりますが、積極的にIT化を推進するにあたって、なぜ必要なのかについて理解することは重要です。
企業でIT化が推奨されている背景には、以下3点の理由が挙げられます。
- 人為的なミスやコストを削減するため
- 働き方改革を実現するため
- グローバル化を拡大するため
それぞれの内容についてみていきましょう。
理由①人為的なミスやコストを削減するため
ITによる業務効率化が必要とされる1つ目の理由は、人為的ミスやコストを削減するためです。
業務効率化において、単純作業の自動化は非常に効果を発揮します。単純作業を自動化することで、人為的なミスや負担を減らせるからです。
人間が手動で作業を行う場合、人為的なミスはつきものです。しかし、機械の場合、一度設定した作業は正確に繰り返せるため、人為的なミスは減ります。
また、業務効率化ツールで単純作業を自動化することで、これまでのアナログな業務は不要となり、限りあるリソースを他の業務に割り当てられます。その結果、業務時間の短縮や人的コストの削減などにつながります。
ミスによる修正作業やトラブル発生のリスクも減るため、その対応にかかるはずのコストも削減できるでしょう。
理由②働き方改革を実現するため
ITによる業務効率化が必要とされる2つ目の理由は、多様な働き方の実現です。
総務省が公表している「令和5年版 情報通信白書」によると、テレワークを導入している企業の割合は51.7%とされています。
また、パーソル総合研究所の「第八回・テレワークに関する調査／就業時マスク調査」によると、2023年7月時点のテレワーク実施率は22.2%でした。
このように、政府主導のもと、近年はテレワークやリモートワークなど多様な働き方を推奨する企業が増えています。
テレワークの導入は、時間とコストの削減やワークライフバランスの改善など、社員と企業双方に多くのメリットをもたらします。
柔軟な働き方は、IT化を実践することによって実現できるものです。
たとえば、テレワークをするには、自宅や外出先などから会社のネットワークに接続して仕事をするため、オフィスと同じネットワーク環境を整えることが必要です。
そのほかにも、web会議ツールや勤怠管理システム、オンラインストレージサービスなどのデジタルツールが不可欠となるため、IT化が推奨されています。
テレワークの実現を検討している場合、早急なIT化が必要です。
理由③グローバル化を拡大するため
ITによる業務効率化が必要とされる3つ目の理由は、グローバル化を拡大するためです。
グローバル化を拡大することで、広大な市場をターゲットにしたマーケティング戦略を展開できます。
総務省が公表している「平成25年版情報通信白書」でも示されているとおり、超高齢化社会が進行している日本国内の市場規模が縮小している一方で、世界では人口爆発が生じているため、世界市場では今後も市場拡大が期待できます。
IT化することによってグローバル化に対応でき、販路拡大や利益向上が可能です。
自社の事業を拡大し、グローバルな視点で安定的に経営を実現していくためにも、IT化は欠かせないといえるでしょう。
企業がIT化で業務効率化を図る3つのメリット
企業がIT化で業務効率化を図ることにはさまざまなメリットがあります。そのため、業界業種を問わず、多くの企業でIT化が進んでいます。
ここからは、IT化を進めることで企業がどのようなメリットを得られるかについて詳しく解説しましょう。
IT化の推進によって得られるメリットは、以下の3点です。
- 生産性や利益が向上する
- データを適切に管理・共有しやすくなる
- DX化の推進につながる
生産性や利益が向上する
企業でIT化を推進することによって、生産性や利益が向上するメリットがあります。
IT化を推進すれば、これまで人間が手動で行っていたアナログな作業を自動化でき、業務効率化と作業時間の削減につながり、企業全体における生産性向上が期待できるでしょう。
業務効率化が進めば、限りあるリソースでも業務を行い、人手不足の課題にも対処できるといえます。
また、生産性が向上すれば、より高い売上や利益を出せます。
多くの企業においてIT化が推進されているなかでIT化をしていない場合、競合他社に業績で劣り、自社にとっては機会損失や業績悪化につながりかねません。
生産性や利益の向上は、業務効率化に直結する大きなメリットです。
データを適切に管理・共有しやすくなる
企業でIT化を推進することによって、データを適切に管理・共有しやすくなる点もメリットのひとつです。
たとえば、アナログな方法でデータを管理している場合、以下のような煩わしさが生じます。
- 必要な情報や書類を見つけるまでに時間がかかる
- 直接手渡しする必要からデータを共有するまでに時間を要する
- 複数人へのデータの共有に手間がかかる
- 紛失しないように1つずつファイリングする必要がある
しかし、デジタル化したデータの場合には、メールやチャットでいつでも共有ができ、アクセス権限やパスワードなどの設定によって簡単にファイル管理が可能です。
このように、IT化を実現すれば、時間や場所に縛られることなく、データの一元管理や共有ができる体制を整えられます。
また、迅速なデータの抽出や的確な顧客ニーズの把握などさまざまなメリットを得られるでしょう。
DX化の推進につながる
IT化は、DX化の推進にもつながるというメリットがあります。
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術の活用で生活やビジネスモデルを変容させることを意味します。
IT化とDX化の違いは「目的」です。IT化は業務効率化が目的であることに対して、DX化はビジネスそのものの変革が目的という違いがあります。つまり、IT化はDX化を実現するための手段のひとつといえるでしょう。
| IT化とDX化の違い | |
| IT化 | 業務効率化が目的 |
| DX化 | ビジネスの変革が目的 |
IT化とDX化の違いからもわかるように、DX化を推進するためにも、まずはIT化の推進が必要です。
デジタル技術の活用によって業務効率化が実現すれば、社内での認識を変化させ、新たな価値を創造するDX化につなげることができます。
したがって、DX化への取り組みや推進をこれから検討している企業にとっては、DX化の前段階としても、ITツールを用いた身近にある小さな業務のIT化から着手することが効果的です。
企業がIT化で業務効率化を図る2つのデメリット
これまで企業がIT化で業務効率化を図るメリットについて解説してきました。
総合的にみた場合、IT化を実践することはメリットの方が圧倒的に多いと思われますが、デメリットも含めた両面から理解しておくことは非常に重要です。
デメリットもいくつか存在しますので、みていきましょう。
IT化の主なデメリットは、以下の2点です。
- 時間とコストがかかる
- 専門的な知識と人材が必要になる
時間とコストがかかる
企業がIT化をするには、時間とコストがかかってしまいます。
時間の観点でみると、アナログで行っていた既存業務をIT化するにあたって以下のような作業が生じるため、ある程度の時間がかかることを前提にしなければいけません。
- 業務フローの洗い出し
- 業務の標準化
- 標準化されたガイドラインの共有
- 導入システムの選定
- システム選定にあたってのシミュレーション
コスト面では、ITツールの導入費用やランニングコスト、機材の購入費用などがかかります。
IT化が普及してきた現在でも、場合によっては数千万円という莫大な費用が必要になることも少なくありません。
そのため、IT化の初期段階では、長期的な視点をもつことと低コストから始めてみることをおすすめします。
専門的な知識と人材が必要になる
IT化を推進するためには、専門的な知識と人材が必要です。
効果的なIT化や情報セキュリティの担保のためには、ITのツールやシステムを導入する前段階から導入後の運用までを率いる知識と経験が豊富なIT人材の確保が求められます。
社内で有能な人材を確保できない場合は、アウトソーシングする方法もあります。
しかし、IT業界における人材不足は近年大きな問題ともなっており、有能なIT人材の確保は企業にとって急務といえるでしょう。
ITによる業務効率化の進め方【3ステップ】
IT化には進め方の順序があり、手当たり次第に取り組んでも有効的ではありません。
ITによる業務効率化で失敗しないように、しっかりと効果を発揮してくれるIT化の進め方をみていきましょう。
ここでは、ITによる業務効率化の進め方を3つのステップで解説していきます。
- 自社の現状と課題を把握する
- IT化する業務範囲を設定する
- 適切なツールやサービスを導入する
ステップ①自社の現状と課題を把握する
まずは自社の現状と課題を把握することが重要です。
社内の状況を俯瞰して、抱えている課題や解決すべき問題を抽出し、改善するためにどのようなツールやプロセスが必要なのかについて考えてみましょう。
業務に支障が出るケースや作業負担が大きいケースが見つかるはずです。
IT化は導入してから運用していくなかで、試行錯誤を繰り返して課題を解決していきます。
そのため、まずは解決すべき課題をひとつだけ抽出し、少しずつ進めることが大切です。
ステップ②IT化する業務範囲を設定する
IT化する課題や目的を明確化したら、IT化する業務範囲を設定しましょう。
最初からいきなりすべての課題を解決することは現実的ではありません。
そのため、業務や利益に対しての有効性と影響度などを考慮したうえで、「IT化によって効率化や削減できる業務はないか」や「どの業務から優先的にIT化すべきか」などを決めていくといいでしょう。
ステップ③適切なツールやサービスを導入する
自社の現状把握と課題の抽出、IT化する業務範囲や優先順位を決めたら、適切なツールやサービスを導入していきましょう。
ITのツールやサービスにはそれぞれ特徴があるため、解決すべき問題や社内状況によってどれを選択すべきかが異なります。
そのため、初期費用やランニングコスト、操作感、サポート体制など様々な観点から熟考したうえで、自社に最適なツールやサービスを選定していきましょう。
選択ミスなどの導入後のリスクを軽減するため、無料トライアルやデモを利用し、事前に必要事項をしっかりと確認しておきましょう。
企業が導入しやすい業務効率化が期待できる業務とITツール5選
IT・デジタルを用いて自動化・効率化を目指すためには、まず実際に自動化・効率化とはいったい何ができるのかを知っている必要があります。
自動化・効率化というと「難しいプログラミングをゴリゴリ組んで、Enter押すだけですべてAIがやってくれる！」というようなイメージはありませんか。
もちろんそういうこともできるのかもしれませんが、多くはもっと地味で「途中まで・一部だけ」の効率化しかできないこともあります。
しかし、そういった小さなことの積み重ねが、定時に帰れるかどうかに影響してくるはずです。
ということで、多くの人が行っているであろう業務でできる、簡単な自動化・効率化の例をご紹介します。
メール業務
社内、クライアント問わずメールを送らなくてはならない相手がいる人も多いと思います。（みんなSlackにしてよ、なんて思うこともしばしば）
特に定例で毎週、毎日同じような文章を送る必要がある場合は、メールのテンプレート機能を使用しましょう！
参考記事
https://www.g-workspace.jp/googleworkspace-reference/gmail/template/
多くのメールツールは文章テンプレートを保存しておくことが可能です。 一度作ってしまえば1クリックで文章を持ってくることができます。
定例報告やお問い合わせ返信など、定型文があるものはどんどん追加してしまいましょう！
日程確認業務
先方とのMTG日時がなかなか決まらず、何往復もメールのやり取りをしている、という方はぜひ日程調整ツールを導入してみてはいかがでしょうか？
自身のタスク管理ツール（Googleカレンダーなど）と連携することで、自分の予定がない日時のみ予約ができるツールです。
例 hubspotのカレンダー機能
※hubspotの本機能は無料で使用可能です（2024年1月時点）。
URLを先方に投げるのはちょっと失礼になるかもしれないので難しい、という場合は残念ですが。。形式を気にせず、便利なものはどんどん使っていける世の中になるといいですね。
*まずは自分の予定の確認用として使用するというのもOK。自分が何日の何時空いているのかがひと目でわかりますよ！
Excelコピペ・資料作成業務
Excelのコピペ作業、もしかしたら関数を使用すればもっと簡単になるかもしれません。
特にフォーマットが決まっている定例資料などは、少し時間がかかったとしてもできるだけ関数を用いて整えられるよう準備しておきましょう！長期的に見れば時間短縮につながります。
またネット上には、先人たちが残してくれたテンプレートも数多く存在します。
そういったものを有効活用することも効率化の手段のひとつですね。
「〇〇(ほしいテンプレ名) filetype.xlsx」 とGoogle検索すれば、Excel形式のテンプレートがあるページだけがヒットするので調べるのも簡単です。
※ウィルス等がある場合もあるため、ダウンロードする際は事前確認を行いましょう。
データ取得業務
毎週定例あるあるですが、GAやMAツールのデータ分析業務を行っている人も多いのではないでしょうか？
毎週ログインして、該当の期間を指定して、csvダウンロードして、数値を整えて、分析してといったことを行っているのであれば、どこかのフェーズは自動化できるはず！(ほんとは全部自動化したい。でも難しいですよね)
たとえばGAはスプレッドシートにアドオンが存在します。
取得したいデータを指定してレポートを回せば、毎週自動でスプレッドシートに反映することも可能！
スプレッドシートに数値があれば、そこから整えて、分析してと5つあった工程が2つに短縮できます。
参考記事
https://www.tdi.co.jp/miso/google-analytics-spreadsheet#Google_Analytics
その他のツールでも定期的にcsvをダウンロードできる機能など、レポート簡略化機能がついているツールも多いので、一度使用しているツールの機能を調べてみましょう。
「 〇〇(ツール名) レポート 自動化 」のような検索ワードがおすすめです。
ファイル確認業務
ローカルにあるはずのあのファイル、どれだっけ？似たような名前のファイルが沢山あるから1つずつ開いて確認しないと。。
そんなときに使えるのが「Alt + P」のショートカットです！ 別記事で詳しく説明しているので、ご覧ください。
企業がIT化で業務効率化を実現した成功事例
IT化のメリットやデメリットを理解できても、「IT化に成功する具体的なイメージがまだ沸いてこない」や「IT化に成功している企業はどのようなことを行ったのか気になる」と感じる方も少なくないでしょう。
そこで、企業がITをとおして業務効率化を実現した成功事例を2つご紹介します。
- 勤怠システムのクラウド化
- 顧客管理システム（CRM）の導入
それぞれ詳しくみていきましょう。
勤怠システムのクラウド化
KNT－CTホールディングス株式会社では、勤怠システムをクラウド化することによって、各種申請手続きを一元管理して業務効率化を実現しています。
KNT-CTホールディングスは、近鉄グループホールディングス傘下の旅行サービスを展開する会社です。個人旅行から団体旅行まで幅広く取り扱う「近畿日本ツーリスト株式会社」や シニア世代から高い支持を受ける「クラブツーリズム」などの大手旅行会社をグループにもつ企業です。
従来、従業員の勤怠管理は紙の申請書を採用していました。そのため、手動での集計作業や修正作業が担当者の大きな負担となっていました。
そこで、勤怠管理システムにおいて、社員全員が閲覧・利用可能なクラウドサービスの導入によって業務効率化を実現しました。
- 集計作業や修正作業を削減
- 従業員と担当者の大幅な負担を軽減
- ペーパーレス化
- コスト削減
クラウド型勤怠管理システムの導入によって、労働時間の集計や各種申請のIT化が可能になり、多くのメリットを享受できます。
出典：AMANO「各種申請書のシステム化による書類管理業務の廃止と紙コストの削減」
顧客管理システム（CRM）の導入
株式会社オフィスバンクでは、顧客管理システム（CRM）の導入によって、顧客情報や進捗情報をデジタル化して業務効率化を実現しています。
株式会社オフィスバンクは、賃貸オフィス仲介サービスを中心にオフィス移転コンサルティング事業を行う企業です。
営業職の仕事では、営業マンの経験や記憶を頼りにしている傾向にあり、社内での充分なノウハウの共有ができず、営業活動をスケールさせることに頭を抱えていました。
そこで、顧客管理システム（CRM）の導入が、営業活動において効果的な顧客データの把握や活用を可能にしています。
顧客管理システム（CRM）は最小限の手間で最大限に活用できるようにさまざまな課題や問題を解決し、既存顧客の維持や売上の拡大などに非常に役立つため、業務効率化には有効的です。
出典：ZOHO「データに基づく営業スタイルへ、既存CRM基盤を「Zoho CRM」で刷新」
ITの活用で積極的に業務効率化を推進についてまとめ
いかがでしたか？
ご紹介した事例、どれもこれも地味なものばかりですよね。
本当に効果あるの？と思われるかもしれませんが、やるとやらないとでは大きな違いが生まれますし、そこまで難しくないものも多かったりします。
一度自動化できてしまうと「いままでこんな作業に時間を掛けていたのか・・」と凹むことも（実体験）。。
【簡単だけどけっこう大変な作業】を効率化できるのがWebの良いところだと個人的には思っています。（基本的にWebの自動化は、型があるものや繰り返し作業向き）
みなさんも毎週大変だな、と感じている作業があれば、効率化を検討してみてください！
また、デジタルに強い人材育成を行っている「MENTER」では、ショートカットキーなど初心者向けのコンテンツからAIの設計など上級者向けのコンテンツまで用意されています。
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