今回はGoogleSlide(グーグルスライド)で機密情報を取り扱う時の方法をご紹介します。
PowerPoint(パワー ポイント)の様にGoogleSlide(グーグル スライド)ではパスワードを設定する事は出来ません。
しかし、別の機能を使ってパスワードに似た様な機能をつける事が可能です。
パスワードに代わるおススメ機能
パスワードの代案としてスライドの共有機能を使うことがおススメです。
スライドの共有機能についてはこちらの記事にてご紹介しております。
記事の中には説明がわかりいやすい様に、動画も載せておりますのでぜひ合わせてご覧ください。
機密情報なので、漏洩してしまう事が無いように共有機能を使う時の注意ポイントがあります。
そちらも一緒にチェックしてきましょう！
権限を編集者にしない
上記の記事にもご紹介した通り、権限にはいくつか種類があります。
その中でも、編集者はスライドを自由に編集できるだけでなく閲覧や編集の権限を持ってないアカウントに権限付与する事が可能です。
権限を付与するときは閲覧者もしくはコメント可の閲覧者に設定しましょう。
リンクを知っている全員への共有をしない
Google Slide(グーグル スライド)にはアカウント単位だけでなく、リンクを知っている人ならだれでも
閲覧や編集が出来る権限付与の機能があります。
スライドのリンクを誤って開示してしまうと情報漏洩をしてしまう可能性があります。
例えば、社内の機密情報が載っているスライドの権限をリンクを知っている人全員へ編集者としての権限を付与するよう設定していたとします。
社外の人へ会社HPのURLをメールで送ろうとしたときに、誤ってスライドのリンクを張り付けてしまうと、受信先の社外の人は1クリックで見ることが出来ます。
さらに、社外の人がSNSなどにスライドのリンクを拡散してしまえばSNSを見れる人のほとんどがそのスライドへアクセス出来ます。
便利な機能ではありますが機密情報が載っているスライドでは絶対に設定をしないよう注意しましょう。
リンクを知っている全員への共有方法については下記記事にてご紹介しております。
保存先のドライブ権限も注意する
Google Slide(グーグル スライド)やGoogle Spreadsheet(グーグル スプレッドシート)などはGoogleドライブというオンラインストレージサービスへ保存されます。
オンラインストレージサービスというとカタカナばかりでちょっと難しく感じますよね…。
ドライブはオンライン上でフォルダやデータなどが保存されるサービスです！
オンライン上にPCのデスクトップがあるといったイメージを持つと分かり易いかもしれません。
保存先のドライブ上のフォルダもスライドと同様に権限によって開ける人を限定することが出来ます。
こちらも編集者権限を付与しない、リンクを知っている全員への共有をしないよう注意しましょう。
あとがき
今回はパスワードに代わる機密情報を取り扱う方法をご紹介しました。
権限設定に気を付けないといけない事は多いですが、正しく使用すれば便利に機密情報を扱うことが出来ます。
ぜひ活用してみて下さい！
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