伊藤さん、社外訪問の前に席次と名刺交換のマナーについて確認しておきましょう。
よろしくお願いします！
まずは席次からですね。社外訪問で会議室に案内されたら、どこに座ればいいと思いますか？
それはもちろん、私は来客者なのでどこでもOKだと思います♪
伊藤さん。。それはマナー違反ですよ。
訪問先とどんな関係であろうと、まずは謙虚さをみせることが大事です。
会議室には「失礼します」と言って入室し、勝手に奥まで進まずに入り口付近で待機しましょう。
上座に座るように進められたら、「はい、ありがとうございます」といって座りましょう。
その場合も同行者の中で、役職の高い人が上座に、自分は下座側に座ります。
会議室によって上座と下座の位置は決まっているんですか？
基本的な位置はこちらの図を参考にしてくださいね。
ええっ覚えるの大変そう。。
基本的には一番奥が上座ですが、下図のような会議室の配置では真ん中の席が上座ですよ。
応接室みたいなところはどうしたらいいですか？
長いソファーや一人用のひじ掛けソファーがる場合は椅子の種類によって順番があります。基本的に、ゆったり座れるほうから上座と考えましょう。
- 長椅子
- 一人用のひじかけ椅子
- 背もたれのみある椅子
- 背もたれのない椅子
自社にお客様を案内するときには、これを頭にいれておかないと失礼になりますね。。気を付けます！
そうですね！
次は名刺交換のマナーを確認しましょう。
まず、訪問先では、名刺入れを手元に用意しておき、すぐに名刺を取り出せるようにします。
そして訪問先の相手が会議室に入ってきたら、席を立ち自分から相手側に移動します。
テーブル越しに名刺を渡すのはマナー違反ですよ！
相手側に移動するんですね！わかりました！
次に、名刺の渡し方です。
名刺は、目下側の会社、もしくは訪問した側が先に渡します。
そして、上司が同席している場合は上司の後に渡しましょう。
その場合、上司がすでに会社名を伝えるので、自分は挨拶では社名は省略します。
自分の右側に、相手に見えるように渡すんですね！
次に受け取り方です。
必ず両手を使って受け取りましょう。
こちらが渡すのと同時に渡された場合は、まず左手の名刺の上で受けて、渡した後に右手を添えます。
渡された名刺はすぐに確認して名前などを復唱しましょう。
はい！わかりました！
もらった名刺は、すぐに片づけたほうがいいですか？
いえ、名刺をすぐに片付けるのは逆に失礼ですよ。
相手の名刺はテーブル上で名刺入れの上に置きましょう。
複数枚名刺を受け取った場合は、重ねて置いてはいけませんよ。
相手の席順、または役職の高い順に左から並べます。
もっとも役職の高い人の名刺を名刺入れの上におきまます。
なるほど！そうすれば会議中に名前を確認することもできますね！
一気に何人もと名刺交換をする場合は、どうしたらいいですか？
いい質問ですね！
その場合は以下の流れで授受しましょう。
- 人数分の名刺を名刺入れの下に準備しておく
- １枚とって名刺を渡し、相手から受け取る
- 受け取った名刺は、名刺入れのフタの下に仮で入れる
相手に見えるところで相手の名刺を重ねるのは失礼にあたります。
なるほど！流れをしっておけば慌てないですみますね！
じゃあ、相手が先に渡してきちゃったら、どうしたらいいですか？
そんな時は慌てずにお詫びの言葉を添えて自分の名刺を渡しましょう。
「申し訳ありませんお先に頂戴いたします」
「申し遅れました。○○会社の伊藤と申します」と言って渡します。
わかりました！この流れをしっておけば、慌てずに名刺交換ができそうです！
名刺交換は丁寧にスムーズに、を心がけましょう。
第一印象を左右する大事な作法ですから、しっかり練習しておきましょうね!
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