高橋さん、プロジェクトの進捗報告会議の進行を任されたんですが、どう準備すればいいでしょうか？不安で…。
おお、伊藤さん。大切な仕事を任されましたね。まずは落ち着いて。順を追って説明しますね！
ありがとうございます。何から始めればいいですか？
まず最初に、会議の目的とゴールを明確にすることが大切です。
なぜこの会議を開くのか、終わった時に何を達成したいのかを考えてみてください。
なるほど。
ええっと、プロジェクトの現状を共有して、問題点を洗い出し、解決策を見つけることが目的でしょうか。
いいですね！
次は、その目的に沿ってアジェンダを作成することが重要です。
アジェンダとは、議題のことですよね？
その通りです。会議で扱う項目を順番に並べたものです。
例えば、
「1. プロジェクト概要の確認」
「2. 各チームの進捗報告」
「3. 問題点の共有」
「4. 解決策の討議」
「5. 次回までのアクションアイテムの決定」
といった具合です。
なるほど！
でも、それぞれの項目にどれくらい時間をかければいいんでしょうか？
良い質問ですね。
それが次のステップ、優先順位、担当者、順番、割り振り時間を決めることにつながります。
具体的にはどうやればいいんですか？
例えば、発言者の人数も多いと思われる「各チームの進捗報告」には多めに時間を割り当てます。担当者も決めておくと、その人が準備をしてくれるので、会議がスムーズに進みます。
なるほど。じゃあ、例えば「各チームの進捗報告」は20分で、営業チームの佐藤さん、開発チームの鈴木さんにそれぞれ10分ずつ話してもらう、という感じですね。
いい感じですね！
こうして事前に決めておくことで、会議の時間を有効に使えますし、参加者も何を準備すれば良いか分かります。
なるほど。目的を明確にして、アジェンダを作って、時間配分まで決めるのですね。準備は本当に大切ですね。
そうです。準備が8割と言ってもいいくらいです。これらをしっかり押さえておけば、きっと素晴らしい会議になりますよ。頑張ってください！
ありがとうございます、高橋さん！しっかり準備して、良い会議にします！
事前準備の基本まとめ
会議の事前に「目的」「ゴール」「アジェンダ」を定めるべし
- 目的
- 何のための会議なのか
- ゴール
- 会議によって何を達成したいのか
- アジェンダ作成
- 取り扱うべきトピックを洗い出す
- 優先順位、担当者、順番、割り振り時間を決める
プロジェクト進捗会議の一例
目的：
プロジェクトの現状を共有し、問題点を洗い出し、解決策を議論する
ゴール：
- 現在のプロジェクトステータスを全員で確認
- 問題点とリスクを明確化
- 解決策および次のアクションアイテムの決定
アジェンダ：
- プロジェクト概要の確認（5分）
- 各チームの進捗報告（20分）
- 問題点の共有と討議（15分）
- 解決策の検討と決定（15分）
- 次回までのアクションアイテムの確認（5分）
コメント