メールの宛先には「To」と「cc」と「Bcc」を使用することができます。
本記事では、ccを含めてメールを返すメリットについてご紹介します。
まずそれぞれについて説明します。
・To = メールの主な宛先
・cc = そのメールを共有したい宛先
・Bcc = そのメールを共有したい宛先
*メールの宛先にBCCを使用した場合は、メールの受信者に送信元メールアドレスのみ表示されます。BCCに入力された自分以外のメールアドレスは、メールの受信者に表示されません。そのため、ToやCcで宛先に入れた方々には伏せて、Bccを設定した方へ情報共有が可能です。
そのため、BCCはメールの送信先に他人同士が含まれる場合や、複数人にメールを送信していることを伏せたい場合などに活用できます。
さて、本題に戻ります。
通常ビジネスメールをしているとBccの出現頻度は高くありませんが、ccが設定されていることはしばしば見かけると思います。
そのメールに対して返信する際に、「Toに対してのみ返信」あるいは「cc含めて返信」するかどうかは、そのメールソフトのどちらのボタンを押すか次第で変わってきます。
しかし、基本原則として「cc含めて返信する」が基本であるべきだと本ブログ執筆者は考えています。（組織の考え方に依って異なる意見があるかとは思います）
では、「なぜcc含めて返信する」べきであるか、そのメリットをご紹介します。
＊Gmailの場合
＊Outlookの場合
1. 情報共有の徹底
全員に返信することで、関係者全員が最新の情報を共有できます。これにより、チーム内の認識のズレを防ぎ、円滑なプロジェクト進行が可能になります。メンバー全員が同じ情報を持つことで、協力体制が強化され、効率的な業務遂行につながります。
反対に、ccを外して返信をしてしまうと、そのやり取りを確認することができなくなり、情報共有されず、後でその人のために再度わざわざ情報共有する時間が発生する恐れがあるためです。
2. 透明性の確保
ccに入っている人々も会話の流れを把握できるため、組織の透明性が高まります。これは信頼関係の構築にも繋がります。透明性の高い環境では、疑問や懸念が生じた際に、迅速に対応することができます。
３. 意思決定の迅速化
全員が同じ情報を持つことで、迅速な意思決定が可能になります。特に緊急を要する案件や重要な決定事項において、この利点は大きな価値を持ちます。
４. 記録としての価値
全員返信のメールは、後で参照する際の貴重な記録となります。プロジェクトの経緯や決定事項を振り返る際に、これらのメールは重要な情報源となります。
受け取ってないメールは検索してもHITしません。
注意点
不必要な情報過多を避けるため、本当に必要な場合にのみ全員返信を行うことが重要です。状況を適切に判断し、効果的なコミュニケーションを心がけましょう。また、機密情報の取り扱いには十分注意し、必要に応じて個別の連絡方法を選択することも大切です。
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