みなさんは普段仕事の時、日報は書いていますか？
出社しているとチームのメンバーがその日何の業務をしているかなど分かりやすいですが、
リモートワーク下ではどうでしょうか？だれが、どの業務をどこまでやったのかなど把握することは
難しいですよね。そこで今回は、リモートワーク下においての日報の必要性と書く時のポイントについてお話していきます！
日報の書き方とその重要性について
リモートワーク環境下では、前述の「同僚が何をしているか見えづらい」という状況であることに加え、「気軽に相談する機会がない」こともあり、それぞれ孤立してしまいがちです。
日報制度は、この問題を解決するのに一役買うことができるだけでなく、オンライン文書作成能力を鍛えるトレーニングにも役立ちます。
サンプル日報
———————————————————————————————–
2020-0315_横山日報
———————————————————————————————–
# 01 日報
## [1.0h] 自身のToDo管理作業
・ ToDoが溜まっており、優先順位が適切でなかったので整理しました（Trelloに最新状況更新済み）## [2.0h] MENTERコンテンツ作成作業
・ 成果物：R-12345講座作成完了 https://menter.jp/R-12345 (sample)
・ 成果物：R-23456講座作成完了 https://menter.jp/R-23456 (sample)
・ 成果物：R-34567講座作成完了 https://menter.jp/R-34567 (sample)## [1.0h] ランチ
## [1.5h] MENTERシステムMTG
・ 議事録：https://doc.google.com/0315_system_agenda## [1.0h] Xさんと電話会議
・ PR方針すり合わせ
・ PRリリース以外はinstagramを優先することを決定（権限設定はその場で完了）
・ デザインについてはまず内製することで合意
・ NEXT ACTIONはXさんの原稿作成作業
・ 議事録：https://doc.google.com/0315_PR_agenda## [1.0h] クライアントYさんと電話会議
・ 5/20から40名利用の計画で社内調整進行中
・ NEXT ACTIONは5/10会議後の状況確認リマインド
・ 議事録：https://doc.google.com/0315_CL_agenda# 02 困っていること
・リモートワーク環境での椅子について、ちょうど良いものがなくて作業環境が良くない
・自分の料理のレパートリーが少なく、ネタが尽きてきたこと# 03 今日得た”気づき”は何ですか？
・zoomで会議のセッティングをスムーズにできなかったことで15分*4名分の時間をロスしてしまったため、改善したいと思います。# 04 その他なにか気づいたことや、困っていること、共有したいこと
・今日はベランダでリモートワーク実践してみたのですが、とても気持ち良かったです。みなさんもぜひ^^!
・[在宅ワーク(テレワーク)で必要なもの＆便利グッズのおすすめ16選] という記事を発見しました！
カップウォーマー買ってみようかな…?
https://www.appbankstore.jp/article/?p=120051
・前回、動画ツールを探しているとお伝えしましたが、video scribeという良さそうなツールを発見しました。別途ご相談させてください。
https://www.videoscribe.co/
ポイント
この日報にはいくつかポイントがあります。
1. 文書の体裁として見やすいように配慮して記述されている
デジタルコミュニケーションをするうえで不可欠な配慮です。（*詳細は別セクションにて説明）
2. 日報を通じて困っていることを相談できている
日報を日々共有することで、最小のコミュニケーションコストで相談も可能です。
3. チームメンバーに有効な情報共有ができている
日々感じたことを共有することで、他メンバーの生産性をあげることに貢献できます。
4. 程よく砕けた文章が書けている
あえてカジュアルな内容の記述が許されているエリアを用意しています。気軽に話すことができるスペースを作ることで、ちょっとした悩み相談などが気軽にできるようになります。
特に最後の4はおまけのように見えるかもしれませんが、全員にとって重要なコミュニケーションエリアです。
顔が見えないリモート環境では、感情を表す表現をテキストで表現する必要があります。単調であれば、怒っている/冷たいコミュニケーションのように感じられます。「なんか、怒らせてしまったのかな」というような勘違いに発展することもあります。
そういった誤解をなくすために、顔文字やスタンプで感情の情報を伝えることは、円滑なデジタルコミュニケーションに繋がります。元より絵文字やスタンプを使用することが苦手という方もいらっしゃいますが、できる限りチーム内では砕けた表現を活用することを推奨します。
見やすい文書/階層構造を持った文書とは？
この日報文書は、階層構造を意識して作成されています。
階層構造とは、「1つの親に対して複数の子を持ち、枝分かれして広がっていく構造のこと」です。
章・項・節や大見出し・中見出し・小見出し…といった階層的な関係のことを指します。
例えば今回の日報において、その大項目としては以下の4種類があげられます。
# 01 日報
# 02 困っていること
# 03 今日得た”気づき”は何ですか？
# 04 その他なにか気づいたことや、困っていること、共有したいこと
そして、「#01 日報」に紐づく一つ下の階層にある情報として「## [1.0h] 自身のToDo管理作業」が存在しています。下記のような状態です。
– 大項目1
– – 中項目1
– – 中項目2
– – 中項目3
– 大項目2
– 大項目3
– – 中項目1
– – 中項目2
– 大項目4
目次と本文、のような関係の状態です。このように階層構造をもった情報は相手に伝わりやすいです。自然に使いこなすためには、ある程度訓練を要します。日報はその訓練の場に最適な機会ですので、ぜひ取り入れてみましょう。
日報はどこに共有すべきか
リモートワークスキル環境下は情報の透明性が重要です。
日報は関連チームメンバーがすぐにアクセスできる場所に投稿することをオススメします。例えばメーリングリストやSlack等のチャットツールが良いでしょう。
POINT
実際は企業によって必要な情報が変わるため、自社にとって最適な報告項目を考えてみましょう。
コメント