今回は、仕事で使用するケースも多いWordとGoogleドキュメントにはどんな違いがあるのか説明していきます。
WordとGoogleドキュメントの違い
ビジネスで使用する有名なツールといえば、Microsoft社のExcelやWord、PowerPointがあります。Microsoft社のクラウド版のツールとしてOffice Onlineがリリースされています。Google社からはGoogleスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleスライド等のクラウドのツールがリリースされています。
ドキュメントツールのWordとGoogleドキュメントを用いて、クラウドのツールの特徴について説明します。
リアルタイムで編集
Wordはパソコンにインストールして使用しますが、Googleドキュメントはパソコンにインストールする必要はありません。Googleアカウントさえあれば使用できます。Googleアカウントを持っている人であれば、リアルタイムに複数人で、同時にドキュメントを編集することができます。
ファイルの書き出し
Googleドキュメントで作成したファイルはクラウド上に保存されます。PDFファイルやWord形式に書き出すことも可能です。その場合は「ファイル」→「ダウンロード」から書き出す形式を選択するとパソコン内に保存されます。
またGoogleドキュメントとWordの見た目は似ており、互換性もあります。ただGoogleドキュメントで作成したファイルをWord形式で保存して開くと、デザインが崩れたり装飾が変わることがあります。ファイルを誰かに共有する場合は、必ず保存したファイルを開いて確認してから共有するようにしましょう。
Googleクラウドツールのセキュリティ
大手企業ではGoogleドキュメント等のクラウド上のツールを禁止していることもあります。理由は外部に情報が漏れてしまうことを避けるためです。一方で業務の効率化のためにはクラウドツールは大変有効です。セキュリティについて各々が正しい理解を持ち、ローカルとクラウドのツールの使い分けができる知識を身に付けることが重要です。
POINT
今回はWordとGoogleドキュメントを比較しましたが、ExcelとGoogleスプレッドシート、PowerPointとGoogleスライドも同様の違いがあります。
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