Microsoft Outlookでは、特定の条件に一致するメールを、任意のフォルダに自動で格納できます。送信元メールアドレスや特定のキーワードを指定することで、メールをフォルダ分けできます。

本記事では、メールをフォルダ分けする基本操作及び詳細手順と、メールをフォルダ分けするメリットを説明します。

メールをフォルダ分けする基本操作

Microsoft Outlookでメールをフォルダ分けする基本操作は、以下の動画を参考にしてください。

メールをフォルダ分けするメリット

メールをフォルダ分けするメリットには、メールを管理しやすくなる、メールを検索しやすくなる、メールの返信漏れを防げる、メールのチェック時間を短縮できる、などがあります。

メールをフォルダ分けすることで、仕事やプライベートといった要素でメールを仕分けられます。メールの属性ごとにフォルダを分けることで、大量のメールから特定のメールを検索したり、メールをチェックしたりする時間を短縮できます。

メールを優先度ごとに仕分けすると、優先度の高いものから対応できるため、返信漏れも防ぎやすくなります。

メールをフォルダ分けする詳細手順

メールをフォルダ分けする詳細手順は、以下のとおりです。

①メニューバーから［ファイル］をクリックします。
②［仕分けルールと通知の管理］をクリックします。
「仕分けルールと通知」が表示されます。
③［新しい仕分けルール］をクリックします。
④［ステップ1：テンプレートを選択してください］の［メッセージの管理］から、メールをフォルダに移動する条件を選択します。
ここでは例として、［件名に特定の文字が含まれるメッセージをフォルダーに移動する］をクリックします。
⑤［ステップ2：仕分けルールの説明を編集してください］の［特定の文字］をクリックします。
「文字の指定」が表示されます。
⑥［［件名］に含まれる文字］欄に、フォルダ分けの対象とするメール件名に含む文字を入力します。
⑦［追加］ボタンをクリックします。
入力した文字列が［特定の文字の一覧］に表示されます。
⑧［OK］ボタンをクリックします。
⑨［指定］をクリックします。
「仕分けルールと通知」が表示されます。
⑩［フォルダーの選択］から、メールを保存するフォルダーを選択します。
フォルダーがない場合は、［新規作成］ボタンをクリックしてフォルダーを新規作成します。
⑪［OK］ボタンをクリックします。
⑫［完了］ボタンをクリックします。
「仕分けルールと通知」に戻ります。
⑬仕分けルールが複数ある場合は、仕分けルールを優先度順に並び替えます。
［▲］または［▼］をクリックして並び替えます。
⑭［OK］ボタンをクリックします。

既存のメールをフォルダ分けする

作成した仕分けルールで、既存のメールをフォルダ分けできます。仕分けルールを作成した時点では、既存のメールは自動でフォルダ分けされません。そのため、既存のメールに仕分けルールを適用する必要があります。詳細な手順は、以下の動画を参考にしてください。

メールをフォルダ分けしてメールを整理しよう

メールをフォルダ分けすることで、メールを検索しやすくなったり、メールの返信漏れを防げたりします。Microsoft Outlookでは、メールの仕分けルールを設定することで、条件に一致するメールを自動でフォルダ分けできます。メールをフォルダ分けし、メールの確認や返信期限の把握に活用しましょう。