新入社員必見のビジネスメール作成研修（#5話：PDFで提出！見積書の提案編）

ちょっと待ってください、伊藤さん！

見積書、Excelファイルのまま送ろうとしていませんか？

実は、見積書などはPDFに変換してから送る方が良いんです。

Excelファイルには二つの問題があります。

⒈ 受信者が誤って数値を変更してしまう可能性があること。

⒉ 悪意のある人が内容を改ざんしやすいことです。

一方、PDFは編集が難しいので、これらのリスクを軽減できます。

そうです。さらに、PDFは異なるデバイスやソフトウェアでも同じように表示されるので、レイアウトの崩れも防げます。

それと、PDFを添付する時の注意点として、ファイル名は「日付_内容_見積書」のような形式で、相手方にわかりやすくしましょう。それと、日本語は避けましょう。

システムの互換性やグローバルな共有を考慮し、日本語の使用は避けるべきです。
また、そのファイルをアップロードしたり、他の第三者に送る場合、その環境によっては文字化けして使えなくなるケースもあります。

「20240830_Office_kagu_mitsumori.pdf」といった具合です。これならローマ字でわかりやすく、相手先でも管理しやすいですよ。

よくできていますね。これで送信して大丈夫です。

ありがとうございます！

ところで、もし見積書のファイルサイズが大きくなった場合はどうすればいいですか？

いい質問です。大容量ファイルの場合は、メールに直接添付するのは避けた方が良いです。

その場合はファイル共有サービスを使うのがおすすめです。

ファイル共有サービスは、インターネット上にファイルを保存し、他の人と共有できるオンラインのサービスです。大容量のファイルをアップロードして、そのダウンロードリンクを相手に送ることができます。

メールで大容量ファイルを送ると、いくつか問題が起こる可能性があるんです。

まず、多くの組織やメールシステムでは、受信可能なファイルサイズに上限があります。その上限を超えると、ファイルが自動的に拒否されてしまうんです。

そうなんです。重要なファイルが届かずに業務に支障をきたし、結果的に再送が必要になって時間と労力が無駄になってしまいます。

その通りです。ファイル共有サービスを使えば、メールサーバーの容量制限を気にせずに済みますし、相手先の受信トラブルも避けられます。さらに、大容量ファイルでも簡単に送れるんです。

いい質問ですね。メール本文の中で、ファイルのダウンロードリンクを明確に示すことが重要です。例えば、こんな感じです。

このように、URLの前に説明を入れて、どこからダウンロードできるかを明確にします。

そうですね。また、URLが長くて見づらい場合は、ハイパーリンクを使って「こちら」などの文字列にリンクを貼ることもできます。