デジタルツールの導入で作業を効率化！

世の中にある無数のデジタルツール（≒ソフトウェア）を導入すれば今の作業を効率化できるかもしれません。導入で気を付けておきたいことをご紹介します。

デジタルツール

業務にデジタルツールを利用するケースは増えています。ExcelやWord、メールソフトもデジタルツールです。デジタルツールは効率化やセキュリティ等を考慮して選定します。始めは予め部署内やチーム内で利用しているデジタルツールを使用して業務を進めます。

世の中には数え切れないほどデジタルツールが存在しており、その中には自らの業務、または部署やチーム内の業務を効率化させる可能性があります。または同じツールでも使用方法を工夫するだけで、業務スピードがアップした事例も存在します。

デジタルツールの改善方法

改善は誰かが準備してくれるのを待たずに自分で試みる意識を持つことが重要です。改善したいとは思っていても、業務の忙しさで動けない人もいます。試みる場合は調査の段階から上司に相談して行いましょう。

新しい業務に取り組む時

具体的に何をしたいのかタスクを明確にして、タスクを進める際に便利だと思うツールを探してみましょう。様々な探し方がありますが、Google検索をおすすめします。検索結果はたくさん表示されます。無料であれば試してみても良いですが、有料の場合は問い合わせしてしまうのも手です。また詳しそうな人が周りにいれば先に相談してみましょう。

現状の業務を改善する時

ルーティンワークを疑いましょう。今対応している業務をデジタルツール、または違うデジタルツールに変更するだけで業務スピードが変わる可能性があります。例えば現在手動で行なっている事務処理が自動化できるかもしれません。ただ効率化を求めすぎてセキュリティが疎かにならないように注意しましょう。

POINT

デジタルツールの導入により、作業を効率化しましょう。効率化することで「考える・発見する」ことに時間を割くことができるようになります。