今日は実際の会議をシミュレーションして、会議の進行役を練習してみましょう！
はい！よろしくお願いします！
まずは目的、ゴール、アジェンダの確認ですね。
はい！
「皆さん、お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。では、〇〇プロジェクトの進捗確認会議を始めたいと思います。」
「今日の会議の目的はプロジェクトのステータスを全員で確認し、最終的に問題点の解決策とアクションアイテムを決めたいと思います。
アジェンダは、こちらの資料のとおりです。（資料を共有）」
いいですね伊藤さん！あとは役割を決めておきましょう！
あっなるほど！
「議事録は私が作成します。
Aチームの報告は○○さんでよろしいでしょうか？お願いします。」
（よしよし、順調だなー♪）
伊藤さん、会議の途中で大事なのは、「タイムキーピング」と「軌道修正」ですよ。。
残り時間が少なくなってきたのに、話が脱線していたりしたら、どうしたらいいですか？
時間内に終わりそうになかったら、タイミングをみながら残り時間と残りのアジェンダを共有して軌道修正してみましょう。
なるほど！ありがとうございます！
「時間が○○分となりましたので、○○についても確認させてください。」と発言してみますね！
いいですね！
また、発言すべきなのにしていない人がいたら、「〇〇さん、いかがですか？」と意見を求めるといいですよ。
なるほど、進行役として発言を促すんですね！
会議の終盤では進行役としてとても重要なポイントがあります！
それは決定事項やネクストアクションを確認し、参加者に見える化することです。
会議後にとるべきアクション、担当者、期限を明確にすることが大事です。
議事録をとる係も兼ねている場合は、議事録やホワイトボードに記録しておきましょう。
なるほど！こんな感じで書けばよいでしょうか？
「○○の課題：調査報告を8/30までに共有(担当：田中さん)」
そうですね！もしも聞き逃しても、そのままにせず必ず担当者に確認しましょう！
はい！
「〇〇の件については、お客様に確認とのことでしたが、担当者と期限は決まっていましたでしょうか？」という感じでしょうか？
そうですね！いいと思います！本番でも落ち着いて会議に臨んでくださいね！
はい！わかりました！高橋さんありがとうございます！
POINT
1. 冒頭で会議の方向性を共有する
- 会議の目的、ゴール、全体像や背景、アジェンダを共有する
- 役割を決める(各議題のスピーカー、議事録係など）
2. 会議の全体を確認しながらナビゲートする
- タイムキーピングし、予定より遅れていたら重要なトピックに絞るなどの調整をする
- 会議中に目的やゴールからずれていないか確認しながら進める
３．決定事項とアクションアイテムは必ず記録する！
- 決定事項、アクション(担当者、期限)を明確にし、参加者に見える化する
- ホワイトボードなどで参加者と確認しながら記録する
- 聞き逃した場合は必ず担当者に確認する
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