【テンプレート/ダウンロードファイル付】業務フロー図とは？

業務フロー図とは

システム開発における業務フロー図は「現行業務フロー図」と「新業務フロー図」の2種類あります。どちらも「誰が」「どのタイミングで」「何を使い」「何をするのか」を明らかにするためのものに変わりません。

現行業務フロー図は現状の業務での懸念事項や疑問点を洗い出し、全体最適から業務の問題点を洗い出すために使います。一方新業務フロー図はシステム導入後、どのように業務の流れが変わり、それにより考慮すべきことがわかるように表します。

システム化計画を進める上で、全体の業務を細かく把握している人は少ないでしょう。先ずは業務内容と課題感を皆に共通認識にしてもらうためにも、業務フロー図は大切です。誰にでもわかりやすい業務フロー図を作成するには、いくつか気を付けなければならないポイントがあります。

1.開始と終了を明確にする
開始と終了が明確でないと、何がトリガーでどこで終わるのかが分からなくなり、結果として全体の流れが伝わりません。複数の作業を同時に進める業務フロー図も同様です。開始・終了を表す記号や図形を決めておくとわかりやすくなります。

2.担当者を明確にする
誰がどのような業務を行うのかわからないと、負荷や問題点も見えてきません。現行業務フロー図を作成する際には、実際に担当者に業務を見せてもらうことで、細かな問題点や要望も洗い出すことができます。

3.共通規格を作る
業務フロー図には様々な図形が使われますが、図の種類を細分化するとかえってわかりにくくなってしまいます。複数人で作成する場合には予め共通規格を決めて作成しましょう。

4.プロジェクト（システム）の目的を記載する
システム開発を行う目的を表記しておくことで、現行業務フロー図ではどこを解決すべきなのか、新業務フロー図ではシステムを導入することで目的が達成されるのか、また不要な業務はないかを検証することができます。

上記に留意して作成することで、システム構築の際の「ヒント」が見つかるでしょう。

下記よりサンプルフォーマットをダウンロードできます。

業務フロー図を作成しておくことで関係部署の同意を得られやすくなります。またシステムを導入することで、目的を果たすことができるのか具体的にイメージできるようになります。