システム開発を行う際に必要な要件をまとめ、開発会社に提案を依頼するための資料を「RequestForProposal」の略称で「RFP」、日本語で「提案依頼書」と呼びます。
企業がシステム開発を行う際に必要な要件をまとめ、発注先の開発会社に具体的な提案を依頼するための資料です。
「あんな機能やこんな機能がほしい」と口頭で共有する形式では抜け漏れや不要な要件が盛り込まれてしまい予算が膨らんでしまいます。プロジェクトメンバーと認識を一致させるためにも一つの文書としてまとめることを推奨いたします。
RFPをしっかりと作成することで、開発会社から良い提案をもらうことができます。
プロジェクト全体の質を高めるためにも欠かせない書類です。
例：RFPを作成しない場合・・
酒造メーカーA社の鈴木さんはECサイトを新たに開発するため、システム開発会社3社それぞれと打ち合わせを行いました。
特に説明資料や企画書などは用意せず、口頭で要望を伝えていく鈴木さん。
つい盛り上がって話が本題から脱線したり、その場で思いついたアイデアを口にしたりします。
開発会社3社とも営業担当は、笑顔でうなずきながら必死にメモを取っていました。
後日、3社から出揃った見積りと提案書を頂きました。
だが必須と伝えたつもりの要素が含まれていなかったり、自社の課題からずれた提案だったり。
その場の勢いで盛り上がった内容がすべて反映され、大幅に予算を超過した見当違いの見積になってしまいました・・。
結果、鈴木さんは開発会社3社に再度説明をするはめになってしまいました。
このような事態を防ぐためにも、必ず打ち合わせ前にRFPを準備しましょう。RFPの効果は打ち合わせ時の説明だけではなく、開発会社が社内に持ち帰った後、抜け漏れをなくす効果もあります。
RFP作成のポイント
事前にプロジェクトメンバーで話し合い、共有しておくことが重要です。
RFPサンプル（通販システム開発の場合）
上図はRFPの一部資料です。
このように、目的の共有から、提案して頂きたい要件までを抜け漏れなく詳細にまとめていきます。
下記よりサンプルフォーマットをダウンロードいただけますのでご活用くださいませ。
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