高橋先輩、ちょっと相談があるんですが…
どうしましたか、伊藤さん？
はい。取引先から新製品の仕様書を送ってほしいと頼まれたんです。
メールで送ろうと思うんですが、ちょっと不安で。何か気をつけることってありますか？
おっと、新製品の仕様書は機密情報に該当しますね。慎重に扱わないといけません。まず、上長に確認を取りましたか？
あ、まだです！すぐに確認するべきでした💦
そうですね。特に新製品情報は競合他社に漏れると大きな損害につながる可能性があります。
必ず上長の承認を得てください。それと、会社のファイル送受信ルールを確認しましたか？
実は、そのルールをよく覚えていなくて…
では、一緒に確認しましょう！
①ファイルにパスワードを設定する
送信するファイルに必ずパスワードをかけます。
②パスワードを別の手段で伝える
メールにはパスワードを書かず、電話やセキュアなメッセージングアプリなどで相手に伝えます。
これにより、万が一メールが第三者に見られても、ファイルの中身は保護されます。
これは多くの企業で標準的に行われている方法で、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。
なるほど。でも、なぜパスワードをメールに書いちゃダメなんですか？
いい質問ですね。それは、セキュリティを強化するためです。
例えば：
- もしメールが誤送信されても、第三者はファイルを開けません。
- 悪意ある人がメールを盗み見ても、パスワードが分からないのでファイルの中身は安全です。
なるほど！では具体的にはどういう文章にすればいいですか？
では、具体的なメールの例を見て確認してみましょう！
メール例文
件名：ご依頼資料の送付
○○商事株式会社 総務部
山田様
いつもお世話になっております。 ××株式会社 営業部の伊藤です。
先日ご依頼いただきました資料を添付いたしました。
【添付ファイル名】 2024xxxx_shiyosho_a.pdf
添付ファイルは保護されております。
開封に必要な情報は、追って電話にてお伝えいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
××株式会社 営業部
伊藤マリ
電話：03-◯◯◯◯-◯◯◯◯（内線1234）
Email：◇◇◇◇.ito@××××.co.jp
ポイントは、
件名は「ご依頼資料の送付」と一般的な表現にし、
ファイル名も「20240830_shiyosho_a.pdf」のように具体的な製品名を避けています。これにより、万が一メールが第三者の目に触れても、内容が推測されにくくなります。
わかりました！これなら安全に送れそうですね。ありがとうございます！
そうですね。今回学んだことを常に意識し、機密情報を扱う際は細心の注意を払いましょう。不安な点があれば、必ず上長や先輩に相談してくださいね。
重要なポイント
- 機密情報（新製品の仕様書など）を含むファイルを送信する際は、必ず上長の承認を得ること。
- 機密情報を含むファイルは、パスワード保護を施してから送信すること。
- パスワードは、メール本文に記載せず、電話やセキュアなメッセージングアプリなど別の手段で伝えること。
コメント