今日は社外訪問の事前準備について確認しましょう。
はい！よろしくお願いします！
事前準備は以下の通りです。
訪問前の準備リスト
- 相手の会社へのアクセスに関する準備
- 訪問先を調べ、地図·経路、所要時間を調べる
- 必要書類の準備
- 社内の担当者や上司に事前に確認してもらう
- 資料は事前にメールなどで共有するか、参加人数＋予備の人数分を印刷する
- シミュレーション
- 打ち合わせの流れ、想定質問への回答の確認
- 訪問先のリサーチ
- ウェブサイトやニュースを予めチェックし、同業他社·ライバル社の動向、新製品などの情報を集めておく。
- 訪問予定の確認
- アポイントメントを取ってからかなり日数が経っている場合は、前日または当日に訪問先へ日時の確認連絡をする
- 同行者がいる場合は、待ち合わせの場所と時刻を確認しておく
- 持ち物チェック
- 身だしなみチェック
訪問予定の確認とは？
先方にせっかくお伺いしても相手がいなければ時間のロスになります。
かなり前に日程調整をしていた場合、約束の前日または当日の朝に連絡を入れ、
「明日の午前10時にお伺いする予定になっておりますが、変更はございませんでしょうか？」 などと確認をとります。
なるほど、相手が忘れていることもありますしね！
お客様からの信頼にもつながりますね！
同行者がいる場合は、例えば「今回の訪問ですが、会社からご一緒するか、現地で待ち合わせるか、どちらがご都合よろしいでしょうか？」という風に事前に確認しましょう。
わかりました！
持ち物や身だしなみはどんな風にチェックしたらいいんでしょうか？
まずは持ち物ですね。以下のチェックリストが基本的な持ち物です。
その他、商談や営業などの目的に応じて必要なものが変わりますので、初めての場合は同行する上司に確認するようにしましょう。
社外訪問：基本的な持ち物リスト
- パソコン、スマートフォン
- 手帳・ノート
- 打ち合わせた内容はその場でしっかりメモを
- 筆記用具
- 相手に信頼感を与えるためにも質の高いものを選ぶことが重要
- 安価なものや他社のノベルティはNG
- スケジュール帳
- 次回の打合せ日程や納期確認ができるように。パソコンで代用も可
- 名刺と名刺入れ
- 枚数は常に１０枚以上は持っておく
- 打合せ資料
- 訪問先の人数+同行者と自分の分+予備
- 自社案内やバンフレット（必要に応じて）
名刺入れはどんなものを使ったらよいですか？
名刺入れは革製のシンプルなものをおすすめします。
金属製のものは置いたときに音が鳴りやすく、不適切な印象をあたえてしまうことがあります。
なるほど、相手に不快感を与えないものにするのも重要なんですね。
訪問先の地図や、連絡先もすぐに出せるようにしておかないといけませんね！
そうですね！くれぐれも遅刻したり、重要なものを忘れないようにしっかり準備しましょう。
最後に、身だしなみをチェックしましょう！
重要なポイントは「清潔感」「機能性」「TPO」ですよ！
いくら打ち合わせの資料がよくできていても、TPOに適さない服装や、だらしのない身だしなみをしていては、ビジネスパーソンとして見てもらえません。
また機能面では、使いにくい名刺入れやカバンを使用していたり、髪が邪魔になっていては会議に影響がでますよね。
以下のチェックリストを参考に身だしなみを見直しておきましょう。
服装・身だしなみチェックリスト
- 頭髪は整っているか?
- 髭の手入れはできているか?
- 訪問先/目的に相応しい服装か?
- シャツやパンツが汚れていたりクシャクシャではないか?
- ストッキング/靴下は破れていないか?
- メイクをする場合はTPOにあっているか?
- 靴は汚れていないか?
- バッグはビジネスに適したもので、ボロボロになっていないか?
- 名刺入れ、パソコン、ノートがボロボロになっていないか?
身だしなみは、先方からの信頼を得るために非常に重要で、それが延いては商談成立やプロジェクトの合意など、会社全体にも影響すると心得て準備をしておきましょう！
私の身だしなみのせいで商談が成立しなかったら。。恐ろしいですね。。
チェックリストを見ながら準備しておきます！
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