ビジネスシーンで会社の印象が左右される電話やメールについて必要な情報を説明していきます。
電話応対について
電話応対の基本
①3コール以内でとりましょう
②明るい声で応対を心がけましょう
③社名、氏名、必要に応じて連絡先や要件など必ずメモを取りましょう
④聞き取れない場合はうやむやにせず聞き返しましょう
⑤誰かに取り次いだり、お待たせする場合は必ず保留にしましょう
⑤相手を長く待たせてしまう場合は折り返しましょう
⑥基本的に社外の方へは「お休み」の「お」はつけない、「頂いている」などの敬語に留意し、社内での言い回しと正しく使い分けましょう
メールマナーについて
ビジネスツールとして欠かせないメール。 日々何気なく利用している方も多いと思いますが、ここにもビジネスマナーが存在します。
メールの長所
・相手の作業を中断させずに済む
・ログ(証跡)を残すことができる
・資料を送付することができる
メールの短所
・確認〜返信まで時間がかかる
・ミスコミュニケーションが発生する可能性がある
メールでのNG行為
・宛名入力ミス / 誤字脱字
・「？」「！」等記号の多用
・大容量のデータを送付する
・不適切な件名で送付する
メールのファイル添付時のポイント
①確実にファイルを確認してもらえるよう文中にファイルを添付したことを知らせる
（ex.ファイルを添付しましたのでご確認下さい）
②2MGを超えるような大容量ファイルを送る場合は、元データを軽くしたりZipなどで圧縮する
③圧縮しても大きいファイルはストレージサービスを利用する
・Firestorage http://firestorage.jp/
・ギガファイル便 http://gigafile.nu/
*上記サービスについて、必ず社内で利用許可・確認頂いたうえで活用ください
④見積もりなど変更されたくない完成版ファイルはPDF変換して送付する
⑤エクセルはシートの先頭[A1]セルに移動、読みやすい印刷指定にして送る
⑥機密文書はパスワードを設定し、文書送付後にパスワードを別送する
機密文書について
ファイルの暗号化
ファイルを暗号化するためには、PowerPoint･Excel･Wordともファイル保存時にドキュメントの暗号化をチェックしパスワードを入力します。
PDF化したい時にはファイルの種類をPDFで指定します。
①ファイル＞名前を付けて保存
②ファイルの種類「PDF」を選択
③オプションを選択
④ドキュメントをパスワードで暗号化するにチェック
⑤OKボタンを押下
⑥任意のパスワードを入力
⑦OKボタンを押下
⑧保存ボタンを押下
POINT
ビジネスシーンでは、あなたの電話応対、電話の受け方ひとつで会社の印象が左右されることを念頭に 常に会社の代表として応対しましょう。
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