高橋先輩、電話応対についてだいぶ理解できてきました！
そういえば、間違い電話についてはまだ教えてもらっていなかったので
教えてください！
伊藤さん、前向きな姿勢が素晴らしい！
ところで、伊藤さんは間違い電話を受けたことはありますか？
受けた場合、具体的にどんな状況だったのか教えてもらえますか？
はい。相手の方が「木村さんはいらっしゃいますか？」とおっしゃったんですが、うちの会社には木村さんがいなくて…。困っちゃいました…。
なるほど。そういう場合、例えばこんな風に言ってみましょう。
「申し訳ございません。こちらは△△株式会社でございますが、木村という者はおりません。お電話番号をお確かめいただけますでしょうか？」
相手の方に番号を確認してもらうんですね！
そうです。そして、間違いだと分かったら、
「お電話を間違えられたようです。申し訳ございませんが、お確かめいただければと思います。」
と一言添えるとより丁寧ですね。
わかりました！
逆に、自分が間違えて電話をかけてしまったらどうすればいいでしょうか？
いい質問です！その場合も誠実に対応することが大切です。例えば、こんな風に言います。
「大変申し訳ございません。電話番号を間違えてしまったようです。お手数をおかけして申し訳ございませんでした。」
なるほど。素直に謝罪するんですね。
はい、そうです。謝罪した後は、速やかに電話を切るようにしましょう。相手の時間を無駄にしないためです。
わかりました。でも、そもそも間違い電話をしないようにする良い方法は無いかなぁ？
いい所に気が付きましたね！
間違い電話を減らすための工夫もとても大切です。いくつか方法をお教えしましょう。
・電話をかける前に、番号を声に出して確認する習慣をつけましょう。
・重要な取引先の番号は、電話帳機能に登録して間違いを防ぎましょう。
・頻繁に間違い電話をかけてしまう番号は、社内で共有し、注意を促すことも効果的です。
・電話を取り次ぐ際は、相手の名前と用件を正確に伝えることで、間違いを防げます。
事前の準備や確認が大切なんですね。
はい、そうです。ところで、伊藤さんは会社名を間違えられた経験はありますか？
そういえば…！そんな場合はどう対応すればいいでしょうか？
そんな時は、
「申し訳ございません。こちらは△△株式会社でございます。お求めの○○株式会社様とは異なりますが、一度ご確認いただけますでしょうか？」
と説明し、相手に確認を促すことで状況を把握してもらえますよ！
なるほど。どんな場合も丁寧な対応が大切なんですね。
その通りです！
間違い電話でも、会社の印象に関わります。常に丁寧で誠実な対応を心がけましょう。
わかりました。ありがとうございます、高橋先輩！
重要なポイント
- 間違い電話を受けた際は、丁寧に対応し、相手に番号の確認を促す。
- 自分が間違えて電話をかけた場合は、素直に謝罪し、相手の時間を無駄にしないよう迅速に対応する。
- 間違い電話を減らすための工夫（番号の確認、電話帳登録など）を日常的に実践する。
- 会社名を間違えられた場合も、丁寧に正しい会社名を伝え、相手に確認を促す。
- どんな場合も、会社の代表として丁寧で誠実な対応を心がける。
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