１．概要
このマニュアルは、ChatGPTを活用し、退職者の情報（部署、役職など）に基づいて、個別の退職手続きチェックリストを自動生成する手順を解説します。人事担当者やマネージャーの業務を効率化し、手続きの漏れや遅延を防ぐことを目的としており、専門知識は不要です。
２．導入メリット
- 作成時間の80%削減: 手作業で30分かかっていたリスト作成が、約5分で完了します。
- 手続き漏れの99%削減: マスターリストに基づき機械的に生成するため、ヒューマンエラーによる項目の抜け漏れをほぼゼロにします。
- 属人化の防止: 担当者が変わっても、常に同じ品質のチェックリストを作成でき、業務を標準化できます。
- 確認工数の削減: 退職者本人や関連部署への案内がスムーズになり、問い合わせ対応や進捗確認の工数を減らします。
３．注意点
- 個人情報の取り扱い: 退職者の個人情報を含むため、社内のセキュリティポリシーを遵守してください。ChatGPTの設定で「チャット履歴とトレーニング」をオフにすることを推奨します。
- AIの出力は雛形: 生成されたリストは「雛形」です。法改正や社内規定の変更が反映されていない可能性があるため、必ず人事担当者が最終確認を行ってください。
- 最終判断は人間が: 特に法務や労務に関わる専門的な項目は、AIの提案を鵜呑みにせず、必要に応じて専門家の確認を仰いでください。
- セッション切れ: 長時間操作がないとセッションが切れる場合があります。こまめに作業内容を保存してください。
４．必要な環境（ソフトウェア）
- ChatGPT: ファイルアップロードとデータ分析機能を利用するために必須です。
- 退職者情報データ（CSV形式）: 最低でも「氏名」「部署」「役職」「退職日」を含むデータ。
- 手続きマスターリスト（CSV形式）: 会社で必要な手続き項目と、その適用条件をまとめたリスト。
５．具体的な作業手順
Step 1. データ準備
分析に使用する2種類のCSVファイルを準備します。ExcelやGoogle スプレッドシート等で作成し、「CSV」形式で保存してください。
【サンプルデータ】
1. 退職者情報リスト (taishoku_data.csv)
退職予定者の情報をまとめたファイルです。
| 氏名 | 部署 | 役職 | 退職日 |
|---|---|---|---|
| Aさん | 営業部 | マネージャー | 2025-09-30 |
| Bさん | 開発部 | 一般 | 2025-09-30 |
| Cさん | 管理部 | 役員 | 2025-10-31 |
2. 手続きマスターリスト (checklist_master.csv)
退職時に必要な手続きと、適用条件を定義したファイルです。
| 手続き項目 | 担当部署 | 期限ルール | 対象部署 | 対象役職 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 貸与PC・携帯の返却 | 情報システム部 | 退職日当日 | 全部署 | 全役職 | データバックアップを事前に完了させること |
| 社員証・名刺の返却 | 人事部 | 退職日当日 | 全部署 | 全役職 | |
| 業務引継書の提出 | 所属部署の上長 | 退職日の3日前まで | 全部署 | 全役職 | 最終承認は部長が行う |
| 最終経費精算 | 経理部 | 退職日の5日前まで | 全部署 | 全役職 | |
| 顧客情報の引き継ぎ | 所属部署の上長 | 退職日の1週間前まで | 営業部 | 全役職 | |
| 管理アカウントの権限移譲 | 所属部署の上長 | 退職日の2週間前まで | 全部署 | マネージャー,役員 | 部下の評価データも含む |
| 役員退職慰労金手続き | 経理部 | 退職日の1ヶ月前まで | 全部署 | 役員 |
※文字化けを防ぐため、サンプルデータのCSVファイルは文字コード「UTF-8」形式でダウンロード/インポートしてください
Step 2. ファイルのアップロードとルールの設定
- ChatGPTを開き、入力欄左側のクリップアイコン（📎）をクリックします。
- Step1で作成した2つのCSVファイル（taishoku_data.csv と checklist_master.csv）を両方選択し、アップロードします。
- ファイルがアップロードされたことを確認し、以下のプロンプトを実行します。
【プロンプト】
あなたは優秀な人事担当者です。
添付した2つのCSVファイルを使って、退職者一人ひとりに最適化された「退職手続きチェックリスト」を作成します。
# ファイル定義
- `checklist_master.csv`: 退職手続きの項目と適用ルールが記載されたマスターリストです。
- `taishoku_data.csv`: これから手続きを行う退職者のリストです。
# 実行ルール
1. `taishoku_data.csv`の退職者の「部署」「役職」を確認します。
2. `checklist_master.csv`の「対象部署」「対象役職」の条件に合致する項目を抽出します。「全部署」「全役職」は全員に適用します。
3. 抽出した項目について、「期限ルール」と退職日から具体的な「期限日」を計算してください。
4. 以上のルールを理解したら、「準備ができました。どの退職者のチェックリストを作成しますか？」と返信してください。Step 3. 個別チェックリストの生成
ChatGPTから「準備ができました。」と返信が来たら、具体的な指示を出します。
【プロンプト】
ありがとうございます。
では、営業部の「A」さんの退職手続きチェックリストを作成してください。
出力は以下の項目を含むマークダウンの表形式でお願いします。
- 手続き項目
- 担当部署
- 期限日
- 備考【期待される出力例】
Step 4. 結果の確認と活用
生成されたリストが正しいか、マスターリストと照合して確認します。特に「期限日」や役職に応じた項目が正しく反映されているかを確認してください。問題なければ、表をコピーしてWordやメールに貼り付け、関係者への案内に活用します。
６．よくある問題の解決方法
| 問題 | 原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| 項目がリストに含まれない | マスターリストの条件設定の誤りやタイポ。 | マスターリストの「対象部署」「対象役職」の記述が、退職者データと一致しているか確認・修正してください。 |
| 不要な項目が含まれる | マスターリストの条件設定が緩すぎる。 | マスターリストの適用条件をより具体的に絞り込んでください。（例：「全部署」→「営業部, 開発部」） |
| 日付の計算が違う | ChatGPTが日付や期限の解釈を誤った。 | プロンプトで日付形式を明記するか、生成後に「期限日の計算が違います」と指摘して修正させてください。 |
| ファイルがアップロードできない | ファイル形式が非対応、またはサイズ超過。 | ファイルが「CSV UTF-8」形式で25MB以下であることを確認してください。ブラウザの再読み込みも有効です。 |
７．端的なまとめ
- 準備が9割: 正確な「退職者情報」と網羅的な「手続きマスター」が、生成されるリストの質を決定します。
- AIはルールベースのアシスタント: ChatGPTに明確なルールを指示することで、面倒な照合・計算作業を自動化できます。
- 最終確認は必ず人間が: AIが生成したリストは強力な「下書き」です。最終的な内容の正当性を担保するのは人間の役割です。
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